Referat fra møte i fagutvalget for katalog og innkjøp 25.04.06

Tid: 25. april 2006 kl. 10:30 - 15:30
Sted: Bibliotek-Systemers lokaler, Larvik
Tilstede:
Inger Moss, Bærum bibliotek
Trine Berntsen, Deichmanske bibliotek
Anne Børnes, Deichmanske bibliotek
Arnhild Tveikra, Trondheim folkebibliotek
Ragnhild Eggen, Bodø bibliotek
Vidar Ringstrøm, Bibliotek-Systemer As
Tom Are Pedersen, Bibliotek-Systemer As
Ola Thori Kogstad, Bibliotek-Systemer As

Møteleder: Inger Moss
Referent: Ola Thori Kogstad

Et forslag til saksliste var sendt ut på forhånd. I tillegg ble det meldt inn en rekke saker før møtet. I møtet ble alle sakene som ble oppfattet å være relevante for fagutvalget, gjennomgått.


Saksliste

Sak 1: Gjennomgang av referatet fra møtet i fagutvalget for katalog og søk 28 april 2005.

• Henvisninger:
  Presentasjon av henvisninger tilhører fagutvalget for søk. Registreringer av henvisninger i TkKatalog, er uendret.

• Registersøk:
  Håndteres av fagutvalget for søk.

• Diakritiske tegn:
  Det er først når vi har fått implementert UTF8 i tjenerdelen av Bibliofil, at problemet med diakritiske tegn kan løses på en god måte. Implementeringen er et omfattende stykke arbeid, og krever at utvikling og ordinær feilretting fryses mens arbeidet pågår. For å redusere ulempene en slik periode medfører, vil vi legge dette arbeidet til en rolig del av året. Sommeren 2007 er avsatt til dette formålet.
  
  Islandske navn er et problem som må sees på uavhengig av omleggingen til UTF8.

• Etiketthåndtering:
  Punkt 1, annen sorteringsmulighet, er ikke fulgt opp ennå. Det vil bli sett på dette.
  
  Mye av den nye funksjonaliteten i etiketthåndteringen er knyttet til Datamax-skriveren, og det var stor interesse og meningsutveksling om denne skriveren. Noen mente at skriften var for liten, andre meldte å ha registrert at trykket smittet av. Et spørsmål fra Trondheim var om det fantes etiketter uten laminering. De ønsker å klistre over etiketten, for å sikre den bedre. Det var også et spørsmål om hvor lenge en såpass stor etikett vil fungere som ryggmerkingsetikett, før den løsner.
  
  Mange av bibliotekene anser seg å være i en utprøvingsfase mht. denne skriveren. Det funksjonelle ved å ha enkeltvis produksjon av etiketter, samt ryggmerking var det bred enighet om nytten av.
  
  Punkt 2, ønske fra Deichman om mellomrom mellom $b og $c i signaturfeltet, rettet (men enkelte bibliotek har ønsket den gamle funksjonaliteten tilbake...).
  
  Punkt 3, manglende diakriter i signaturfeltet på etiketter. Dette problemet må sjekkes nøyere.
  
  Punkt 4, Parameterstyring av etiketter. Det er allerede forskjell mellom etiketter for ordinære eksemplarer og for periodika.
  
  Forøvrig har vi et etikettprosjekt til modning og vurdering. Målet medprosjektet er å få en etiketthåndtering som kan parameterstyres mer enn dagens løsning.
  
  Punkt 5, trunkert valg av avdelingskoder ved generering av etiketter. Første forsøk på innføring av dette var ikke vellykket fordi enkelte bibliotek har eksemplarer på inneholdte/overornede avdelingskoder. Eks:
  
  avdeling aaab har 3 eksemplarer
  avdeling aaav har 5 eksemplarer
  avdeling aaa har 2 eksemplarer (denne avdelingen burde ikke hatt eksemplarer).
  
  Ved å velge avdelingskode aaa for generering, medfører at alle 10 eksemplarene blir generert, i stedet for 8 som man kanskje ønsket.
  
  Dette må løses på en annen måte, slik at man har bedre kontroll med hva men genererer i slike avdelingskodehierarkier. Mulig et trunkeringstegn vil løse problemet.
  
  Punkt 6, utheving av hyllesignatur og avdelingskode. Tegnsettet som må velges ved strekkodeproduksjon inneholder ikke både strekkoder og uthevede bokstaver, kun en av delene. Vi prioritere strekkoder. Dette vil det ikke bli noen endring på.
  
  Punkt 7, direkte utskrift av erstatningsetikett. Dette er implementert og tilgjengelig hos alle bibliotek.
  
  Punkt 8, oppbygging av tittel på etiketten. Ønsker at tag 245 $n, $b og $p skal komme på atiketten i tillegg til 245 $a. Ikke gjort noe med foreløpig, men vil bli prioritert. Vi kan relativt raskt komme med testversjoner av dette.

• Marcbrønn:
  1. Slettede poster tas vare på i TkKat.
  2. Dugnadspostene: Maksimalt 4 bibliotek kan bidra til en post. Alle emneord kommer nå fra samme bibliotek.

• Nattlig indeksering og reindeksering:
  Basen kopieres, indekseringen foregår på kopien, og det ferdige resultatet kopieres tilbake. Dette medfører at man nå har konsistente registre også under indeksering. Dette betyr at søking kan foregå samtidig med indeksering. Dette fungerer godt. Man kan imidlertid ikke katalogisere under reindeksering. Dette er ikke noe stort problem, da
  indeksering nå skjer på natta.

• TkKatalog:
  
  Punkt 1, den forsvunne 3. post. Problemet er ikke løst, men konsekvensene er redusert. Feilen rettes
  ved reindeksering. Når nå alle baser reindekseres automatisk hver søndag, har konsekvensene av denne feilen blitt mindre. Vi vil ikke forfølge saken videre med mindre noen kan reprodusere problemet.
  
  Punkt 2, Fritekstsøk og grenser. Utvidet, og er ikke leger noe problem.
  
  Punkt 3, gjennomgående endringer i basen. Ikke implementert gjennomgående endringer av 245h ennå. Dette vil komme.
  
  Punkt 4, marcsøk i TkKatalog. BS vil undersøke muligheten for å inkludere TkSøks funksjonalitet for
  marcsøk i TkKatalog.
  
  Punkt 5, nedtrekkslister. Implementert for 100$e. Ikke gjort for 245$h. Vil bli prøvd ut.
  
  Punkt 6. Gjenbruk av eksemplarnummer. Gjenbruk av eksemplarnummer skal normalt ikke skje. Det kan imidlertid være nødvendig, f.eks. når et eksemplar man har slettet, dukker opp igjen. Dette er implementert.
  
  Bibliofil gjenbruker automatisk eksemplarnummer dersom siste eksemplarnummer er slettet. Dette er en feil, og TkKatalog skal garantere at alle eksemplarer som opprettes, har et tidligere ubrukt
  eksemplarnummer.
  
  Punkt 7, eksemplarets plasseringskodefelt. Vil ikke bli utvidet ut over dagens 10 tegn.
  
  Et behov finnes for å maskere eksisterende plasseringsbeskrivelser i Websøk. Dette kan håndteres av en aliasmekanisme. Saken oversendes fagutvalget for søk for videre behandlig.
  
  Fagutvalget for søk oppfordres også til å gjennomgå referatet fra møtet 28. april 2005 på sitt fagutvalgsmøte.
  
  
  Punkt 8, utskrift av autoritetsregistre. BS vil se på dette.

• TkSøk: I utgangspunktet ikke relevant for dette fagutvalget, men punkt 4 omhandler også TkKatalog.
  
  Punkt 4, Flagging av bestillingsposter. Dette vil vi forsøke. Kan være et spørsmål om ytelse, da hver post må åpnes for å hente ut denne informasjonen.

• KatalogKrydder:
  Punkt 2, Krydderdata fra andre kilder.
  
  Forlagssentralen har gitt et tilbud, som Bibliotek-Systemer anser for å være helt uaktuelt.
  
  Biblioteksentralen kan være aktuell, se senere sak om møtet med Biblioteksentralen.

• Diverse:
  Punkt 6, samisk språkkode. De enkelte kodene er konvertert. Spørsmålet er hvordan "lap" skal
  konverteres. Det kan være forskjellige ønsker hos bibliotekene. Trondheim, f.eks. ønsker kun å slette koden lap.
  
  Bibliotek-Systemer vil sende en forespørsel til forum hvor bibliotekene blir bedt om å si i fra om hvordan de ønsker "lap" konvertert.
  
  Punkt 7, konvertering av nor
  Det vil bli kjørt en ny konvertering som konverterer språkkodene også i delfeltene b, g og h i tag 041.
  
  Punkt 12, EAN i dugnadsbasen
  Ikke noe problem i den sentrale håndteringen i Larvik. Alle eksternregisterene ute i bibliotekene må bygges opp på nytt. BS skal vurdere denne oppgaven.
  
  Når man vurderer EAN, bør man også se på registrene best og fors i innkjøpsmodulen. Disse innholder plass til 10-siffrede ISBN-nummer i dag.
  
  Punkt 16, dynamiske hyllesignaturer
  Dette er omtrent på plass. Trenger en god del finpuss og må testes. Uttesting bør foregå i en mindre skala, f.eks. ved en filial. Trondheim har sagt seg villige til å teste.
  
  Punkt 17, tydligere forfatter, tittel osv. i eksemplarpåføring.
  Det er blitt tydeligere. Tidligere var denne informasjonen vist i trykksvake bokstaver. Nå er alt i normal skrift. BS vil undersøke om det er mulig å gjøre ledetekstene trykksvake, men beholde normal skrift på selve informasjonen.
  
  Punkt 18, hindre påføring av ikke mottatte eksemplarer Dette vil bli sett på.
  
  Det bør også gjøres en større vurdering av om bex-registeret kan fases ut, og erstattes med exemp og exempMarc. Dette vil gjøre løsningen mer strukturert, og farene for inskonsistens mellom registrene vil forsvinne.

 

Sak 2: Gjennomgang av referatet fra møtet i fagutvalget for innkjøp 19 april 2005.

• Forslag:
  Alle sakene under forslag er fremdeles aktuelle. Dette gjelder:
  - Forslag gjøres tilgjengelig fra søk og utlån
  - Forslag gjøres tilgjengelig for publikum via MappaMi
  - Sletting av forslag fra hovedsøkebildet er ønsket
  - Oversikt over brukte listekategorier
  - Rapporter:
  * Samlet rapport over alle poster i forslagskassen sortert på status.
  * Liste over forkastede forslag som bare inneholder ordningsord og
  tittel.
  * Forslagslister fordelt på forslag fra publikum (MappaMi) og de ansatte.
  * Rapport og jobb for å slette avviste forslag som er eldre enn en viss dato.
  
  Vurdere EAN i forslagsregisteret.

• Bestilling/bestilte eks.:
  Gjenstående fra tidligere:
  - Ønske om å registrere bindnummer og "bruk=r" på eksemplarnivå
  - Ønske om å kunne reservere direkte fra innkjøp
  - Spørsmål om forslag skal slettes må komme opp også når man går inn via fanekort Forslag i hovedsøkebildet, og lager en bestillingspost på bakgrunn av en forslagspost.
  - Markør til føste felt etter nullstilling
  - Slankere bestillingsposter:
  
  Det er et behov i noen bibliotek å lage reduserte bestillingsposter. Dette gjør det lettere å sikre enhetlig terminologi i søk.
  
  Måten dette kan gjøres på, er å lage et filter, som enten tar med eller avviser markerte tagger, når poster hentes fra eksternbasen som grunnlag for bestilling.
  
  En slik funksjonalitet må være parameterstyrbar.
  
  Det er et behov for å lage standardmeldinger for Melding (som bør døpes om til "Melding til leverandør") og Kommentar (som bør døpes "Intern kommentar"). BS vil se på dette.
  
  Vurdere EAN i bestillingsregisteret.
  
• Budsjett:
  Budsjettoversikten er nå tilgjengelig fra Statistikk->Bestand. Ønskene for budsjettoversikten er det ikke mulig å innfri uten å endre radikalt på databasen og måten transaksjonene føres på. Dette vil ikke bli prioritert.
• Brev:
  Spørsmål om i hvilken grad man kan redigere brevmalene for bestillingsbrev, samt et ønske om å kunne se på brevene før de skrives ut.
  
  BS vil komme tilbake med en gjennomgang av hvilke muligheter det er for å redigere bestillingsbrevene. Når det gjelder å se på brevene før de produseres, kan dette gjøres på bestillinger som går via epost. Når det gjelder bestillinger på papir, skrives disse ut, og man sjekker
  dem før man svarer på om brevene er i orden eller ikke.
  
  Øvrige ønsker er oppfylt eller blir vurdert som ikke nødvendige.
• Generelt:
  Bruk av piltaster. Dette er ikke mulig ennå. BS vil se på dette.

Sak 3: Oppfølging av saker fra brukermøtet i Skien 2005

• FRBR:
  Det har vært lite framgang i arbeidet med FRBR i Bibliofil det siste året. Vi mangler grunnleggende funksjonalitet (les: Bibliofil ID-nummer).
  
  Vi vil legge til grunn av vi kan bruke eksistrende marc-poster, og at vi ved automatisk opprettede eller manuelt innlagte relasjoner mellom titler, kan forme en FRBR-inngang mot basene.
  
  Når vi kommer så langt at den grunnleggende funksjonaliteten foreligger, vil vi ta kontakt med fagutvalget for å sikre at utviklingen av FRBR skjer slik fagutvalget ønsker.
• Dugnadsbase for tidskriftsanalytter:
  Det er ikke gjort noe med denne saken. Er det mange bibliotek som etterspør en slik dugnadsbase for tidsskriftsanalytter? Er det mange bibliotek som analyserer tidskrift?
  
  Det er viktig å kartlegget behovet før en slik tjeneste utvikles. En slik tjeneste er ikke høyt prioritert av fagutvalget pr. idag.
  
  
  Sak 4: Møte med Biblioteksentralen
  
  Biblioteksentralen har begynt å sende ut informasjon om titler i tag 520. Dette har skapt debatt blant Bibliofil-bibliotekene, og det har vært behov for å diskutere denne praksisen. 8 mars 2006 ble det
  avholdt et møte i Biblioteksentralens lokaler hvor lederne for fagutvalgene for katalog/innkjøp og søk i Bibliofil deltok, i tillegg til Bibliotek-Systemers representant og to representanter for Biblioteksentralen.
  
  Referat fra dette møtet foreligger.
  
  I referatet signaliserer Biblioteksentralen interesse for et prøveprosjekt hvor data fra Biblioteksentralen innlemmes i KatalogKrydder. Dette vil skje på en måte som gjør det lett å skille
  informasjonen fra Biblioteksentralen fra den informasjonen som bibliotekene har lagt inn.
  
  Detaljer og videre framdrift i dette prosjektet er ikke kjent. Utspillet ligger hos Biblioteksentralen. Bibliotek-Systemer er positive til et slikt prosjekt.
  
  Det er imidlertid allerede nå behov for å lage et filter som sletter informasjon fra tag 520 når man henter data fra eksternbasen i TkKatalog. Bruk av et slikt filter må være parameterstyrbart. Dette
  vil BS se på.

Sak 5: Nye saker innmeldt i perioden

• Dynamiske felt i TkKatalog:
  Delfeltboksene er på maksimalt 4 linjer. Dette skaper problemer, spesielt med tag 520. BS vil se på dette.
• Innføring av EAN:
  Noe av dette er allerede på plass. Felt 025 kan brukes for å registrere EAN i katalogposter, men søkbarhet på EAN er ikke mulig pr. idag. Dette krever ombygging av registre i innkjøp og for
  eksternposter. Dette vil bli vurdert.
• Forberedelse til brukermøtet:
  Fagutvalget er ikke representert med egne gruppearbeid eller presentasjoner på brukermøtet i Bergen, slik ar forberedelser til dette bortfaller

Sak 6: Saker meldt inn av Anne Børnes

• Autoritetsregisteret:
  Det oppstår av og til problemer i autoritetsregisteret i fob. med koblinger. Autoriteter som faktisk kobles sammen, er ikke de samme som brukeren har bedt om at blir koblet. Det ser ut som
  problemet oppstår ved maksimering av vinduet for autoriteter.
  
  Dette er en alvorlig feil som har høyeste prioritet hos BS for øyeblikket.
• Dugnadsbasen:
  Dugnadspostene blir korrigert, når eierbiblioteket endrer grunnlagsposten.
  
  Det er planer om å kunne utvide dugnadsbasen til også medier uten ISBN. Dette krever imidlertid at vi har utviklet Bibliofil ID-nummer.
  
  Øvrige saker er enten allerede behandlet, eller relevant kun for fagutvalget for søk.

Sak 7: Saker meldt inn av Arnhild Tveikra

• Kolonne for om en tittel er reservert i søkebildet i TkKatalog:
  BS vil implementere og undersøke hvor mye et slikt oppslag vil påvirke ytelsen.
  
  Dette er informasjon som vi også vil kunne gjøre tilgjengelig i eksemplarpåføringsbildet. Dette vil bli prøvd ut.
• ISBD-visning som valgbart format i Websøk:
  En god idé som oversendes direkte til rette vedkommende hos BS.
  
  Øvrige saker er enten allerede behandlet, eller relevant kun for fagutvalget for søk.

Sak 8: Saker meldt inn av Bjørn Tore Nyland

• Funksjoner for å ta vare på og generere basis katalogposter for tilgjengelige filer.
  
  Tilsvarende funksjonalitet er allerede utviklet for bildesamlinger og brosjyrebasen til Deichmanske bibliotek. Vi har imidlertid ikke noen løsninger for dette generelt.
  
  BS synes imidlertid idéen er god, og vil undersøke hva som skal til får å få realisert dette.
  
  Bibliofil og katalogisering av nettressurser
  Denne saken reiser mange spørsmålsstillinger:
  - Teknisk løsning, enten
  - Sentral base i Larvik
  - Kopiert ut til bibliotekene
  - Innhøsting av eksisterende nettressurser?
  Krever tillatelse fra bibliotekene.
  - NOU'er?
  - Prosjekt Gutenberg?
  - En base eller flere?
  
  Fagutvalget mener dette er interessante tanker. Oversendes også til fagutvalget for søk for videre diskusjon.

Sak 9: Eventuelt
Spørsmål om en oversikt over epostadresser brukt i direktebestillinger.
Direktebestillinger er ikke ment brukt for annet enn engangsbestillinger. Hvis man ønsker å bruke samme leverandøren flere ganger, kan man legge inn vedkommende som ordinær leverandør.