Bibliofil-brukernes kommentarer til Bibliofil-systemet og Bibliotek-Systemer As.

- resultater fra gruppearbeidet fra Bibliofil-brukermøte Sandefjord, 10.-11. juni 1999

1 Fordeler | 2 Ulemper | 3 Ønsker | 4 Krav | 5 Gruppene 

1 Fordeler

Hvilke fordeler opplever du i det daglige arbeidet med Bibliofil?

1.1 Policy

• Fint at BS har en policy om at hvert websøk ikke telles i forbindelse med prispolitikk. (2)

1.2 Systemutvikling

• Det skjer mye på utviklingsfronten. BS er langt fram, raskt ute med ting, godt orientert om hva som skjer i biblioteksverdenen (1) 
• Brukermøtet (brukerne er med på utviklingen av systemet). BS driver en viss utvikling, web, osv. (5) 
• Kontinuerlig utvikling (6)

1.3 Systemet

• Høg oppetid på systemet og driftssikkert. (1) 
• Bibliofil er stabilt og rikt på funksjonalitet. (2)
• Ting har blitt enklere med LINUX. (4)
• Meget driftssikkert. (5) 
• Stabilt system - lite problemer i daglig drift, går jamt og trutt. (6) 
• Stor fleksibilitet med hensyn til lokale løsninger. (6) 
• Stabilt system, lite nedetid, Basis-funksjoner går, Fornøyd i det daglige (7) 
• Stabilt system (8)

1.4 Opplysningsvirksomhet og dokumentasjon

1.5 Personalets kompetanse og innstilling

1.5.1 Kompetanse

• BS har stor kompetanse på det de holder på med. (1) 
• BS har høy kompetanse. (3)

1.5.2 Forståelig språk og ståsted

• BS er stortsett flink til å snakke "vårt språk". BS har gode kunnskaper om "bibliotekhverdagen". (3) 
• Kommunikasjon med BS - bibliotekfolk blant de ansatte (5)

1.5.3 Innstilling

• Personale er hyggelig. (2) 
• Raske reaksjoner ved fornuftige forbedringer av systemet. For å gjøre det lettere for brukeren, for eksempel ved "menes levert". (6) 
• BS er lydhøre for fornuftige forslag til endringer / forbedringer (6)

1.6 Brukerstøtte og service

• God oppfølging av nye kunder (fra 4 -eks Media bibliotek). (3)
• Brukerstøtte er i utgangspunkt bra - bedre enn mange andre system erfaringer. (6)
• Bra at BS kan styre og ordne opp. (4)

1.6.1 Telefon

• Når vi får tak i noen på telefonen så er de veldig hjelpsomme, vi får da god hjelp. (1) 
• BS er mer imøtekommende på telefon nå - har tatt kritikken til etterretning. (4)

1.6.2 Brannslokking

• Når det brenner, kommer de så fort de kan for å ordne opp. (1)
• BS er bra på brannslokking. (2) 
• Bra at BS rykker ut når det er krise. (4) 
• Hurtig support med store "kræsj". (5) 
• Rask hjelp ved store driftsproblemer. (8)

Hvilke ulemper opplever du i det daglige arbeidet med Bibliofil?

2.1 Policy
2.2 Systemutvikling
2.3 Systemet

2.3.1 Generelt

• En gruppe mente at purringer er knyttet til låneren, ikke boka. Vanskelig å finne ut hvilken bok gebyret var for. (6)
• Mange bøker blir ikke registrert innlevert hvis man glemmer å trykke Tab etter for eksempel en reservering. Maskinen fortsetter å pipe selv om ikke bøkene blir registrert om. Lås systemet slik at vi kan få en reaksjon når en ikke har fulgt rutinen. Stopp for eksempel pipingen ved en annen lyd. (6)
• Dårlig integrasjon mellom modulene. (2) 
• Mangler automatiske purrerutiner/faktureringsmuligheter - for eksempel overføring til kommunekassen. (2)
• Problemer med norsk tegnsett. (2)(3) 
• Publikumssøk - OPAC - utvikling (5) 
• Lite førstehjelp for å komme ut av tilleggsmoduler. (6) 
• Lite samkjørt avslutningsrutiner. For eksempel, F10, exit, q, x kan standardiseres. (6)
• Reservering av fortsettelser (melding hvis neste eks. står på hylla). (3) 
• Det bør være mulighet for datere status tapt, ipp, påstått levert, med mer. (3) 
• Det bør finnes bedre oversikt over påstått levering / påstått ikke lånt fordelt på lånernummer. (3) 
• Det bør være en større mulighet til selv å bestemme prioritering av utlånstid. (3) 
• Tungvint / tidkrevende å gå fra utlån til søking ved utføring av reserveringer, sjekking av reserveringskø, med mer. (3) 
• Purringer er knyttet til låneren, ikke boka. Vanskelig å finne ut hvilken bok gebyret var for. (6) 
• Mange bøker blir ikke registrert innlevert hvis man glemmer å trykke Tab etter for eksempel en reservering. Maskinen fortsetter å pipe selv om ikke bøkene blir registrert om. Lås systemet slik at vi kan få en reaksjon når en ikke har fulgt rutinen. Stopp for eksempel pipingen ved en annen lyd. (6) 
• Tungvint å bevege seg mellom modulene. TK-kat "henger" for noen bibliotek (7)
• Personvern i forhold til OBS-melding på låneren (parameterstyrt?) (7)

2.3.2 Lister

• Rapporter er mangelfulle (dato) (8) 
• Tilvekstlister og andre lister: sortlist-funksjon og tilvekstliste-funksjoner for dårlige. (3) 
• Tilvekstlister (listefunksjon) (5) 
• Liste fortsettelser stopper ikke hvis de er over et skjermbilde. (3)

2.3.3 Fjernlån

• Fjernlånsknappen trenger ingen begrensninger når det gjelder tilgang. Heller stenge uønskede ut. Fjernlånsbestillingsskjemaet har for mye irrelevant informasjon som må skrives for hver gang. Fjernlånsmodulen er for primitiv. (2) 
• Ved elektronisk bestilling bør data legges automatisk inn i fjernlånsmodulen. (3) 
• Fjernlånsmodulen kan kun brukes av en og kan ikke skilles på avdeling. (4)

2.3.4 Statistikk

• Dårlig statistikk, dvs. ufullstendig - mangler for fylkesbibliotekene. (2) 
• Forenkling av statistikken (5)

2.4 Opplysningsvirksomhet og dokumentasjon

2.4.1 Opplysningsvirksomhet

• Manglende produktinformasjon - det finnes en mengde små eller store snuter som vi mer eller mindre tilfeldig får vite om. (1) 
• Ikke tilbyr tilstrekkelig hjelp, opplysninger, med mer. (2) 
• Informasjon / forventninger blir laget. (5) 
• For dårlig informasjon om utviklingsplaner som har konsekvenser for budsjettarbeidet. (6) 
• Manglende informasjon om endringer, eks. overgangen fra Media (6) 
• Gebyr - vi behøver en dokumentasjon av hvorfor. (7)

2.4.2 Dokumentasjon

• For dårlig dokumentasjon på det meste, til dels forelda, til dels mangelfull og helt fraværende, for eksempel dokumentasjonen på statistikk program, utlånsautomater, osv. (1) 
• Dokumentasjonen er ikke oppdatert. Heller ikke tilstrekkelig for systemansvarlig. Vi har ikke fått dokumentasjon for LINUX. (2) 
• Savner dokumentasjon for LINUX. Brukerhåndboka angår UNIX. (6) 
• Behøver bedre brukerhåndbok - i nettversjonen må en bla i gjennom hele kapitler. Finnes det en enklere måte å bruke den på? (6) 
• For dårlig dokumentasjon - med brukervennlig web-utgave. (6)

2.5 Personalets kompetanse og attityde

2.5.1 Attityde

• Kontakten med BS - varierende erfaring med nye/gamle kunder. (7)

2.6 Brukerstøtte og service

2.6.1 Generelt

• Brukerstøtte kan bli bedre. Det er ikke en ny problematikk med dårlig brukerstøtte, ikke nødvendigvis overgangen fra Media som er årsaken. (?)

2.6.2 Problem@bibsyst.no

• Mangler kapasitet og/eller rutiner på å følge opp problem-meldinger, dvs. det er kanskje mest mangel på rutine for tilbakemelding (rask tilbakemelding om hvem som har fått saken, med mer. (1) 
• Meldinger til Problem - ingen tilbakemelding om hvordan det går. (4) 
• Svartid på Problem (5) 
• For lang svartid på henvendelser til Problem. Krav om tilbakemelding om at problemet er mottatt - ikke at posten er registrert. Få beskjed om videre saksbehandling - om det kan løses raskt eller om en må forvente lengere behandling - men gi tilbakemelding. Tilbakemeldinger generelt må bli bedre - feil blir rettet opp, men en får ikke beskjed om det. Tilfeldig om en oppdager at ting er rettet opp. (6) 
• Manglende / sein tilbakemeldinger på problem-mailer. (8)

2.6.3 Kvalitetssikring av tjenester

• Ikke gode nok på å avslutte større jobber, for eksempel ved overgang til Linux blir 90-95% løst raskt, men resten blir liggende i lang tid - mangler "sjekkliste". (1) 
• Elendig kvalitetssikring (siden tidenes morgenen). (2)

Hva ønsker du av Bibliofil-systemet og Bibliotek-Systemer generelt? 

(I tillegg til punktene som gruppene skrev under "Ønsker", bør BS se nærmere på Punkt 2:Ulemper og finne løsninger på disse. CvN)

3.1 Policy

• BS bør oppmuntre til samarbeid mellom små bibliotek for felles løsninger og regionalt samarbeid. (4)
• Fleksibilitet overfor andre systemer / løsninger (tilpasninger) (8) 
• Ønsker et utvalg av utstyr. (8)

3.2 Systemutvikling

• Ønsker at BS skal fortsette å være en utviklingsmotor, opprettholde og videreutvikle kompetanse, følge med i og delta i møter, konferanser, og lignende som foregår i biblioteksmiljøet / altså være aktivt i biblioteksmiljøet. (1) 
• Overgang til grafisk brukergrensesnitt innen utgang av år 2000. (2) 
• Følge med og orientere oss om det som skjer i biblioteksystemverdenen. (2) 
• Ønsker at BS skal ligge i framkant av den teknologiske utviklingen. (3) 
• Vi må få publikum i sentrum. Publikum bør kunne bruke biblioteket hjemmefra. (5) 
• Fortsatt overgang til grafiske moduler - 1. prioritet: utlånsmodul. (6) 
• Arbeide videre med overføring av regninger (automatisk) til kommunale faktureringssystemer, for eksempel KOMMFAKT. (7) 
• Nyutvikling meget viktig - ikke glemme terminalbrukerne selv om nye funksjoner kommer i Windows. (7) 
• Lisenser for eksterne brukere, betalingssøk ikke ønskelig - samtidig viktig at firmaet har en sunn økonomi. (7) 
• Være i forkant av utviklingen. (8) 
• Katalogisering av nettdokumenter - mulighet til å sjekke lenker. (8) 
• Ønsker at periodika modulen kommer raskt. (1) 
• Utvikle Bibliofil i samsvar med utviklinga i folkebibliotek. Våre bibliotek blir mer brukerorientert, Bibliofil må også bli mer brukerorientert, dvs. fortsatt et godt hjelpemiddel. Brukerne må bli mer "tydelig" for bibliotek, eks. brukerprofiler, interaktivitet, med mer. (1) 
• Rask overgang til grafiske moduler - fjernlånsmodulen må bli grafisk. (2) 
• Periodika modul - særlig heftekontroll. (2) 
• Ønsker tidsskriftmodulen. (4)

3.3 Systemet

3.3.1 Generelt

• Ønsker melding om når og hvilken versjon av LINUX de bør oppdatere til. (4) 
• Vi må få publikum i sentrum. Publikum bør kunne bruke biblioteket hjemmefra. (5)
• Skannerlesing av strekkoder i forbindelse med for eksempel kassering (få opp tittel). (7) 
• Mulighet for statistikk på hundregrupper i Dewey. (4) 
• Ønsker at flere ting blir menystyrt (som det er i systemadministreringen). (4) 
• Bibliofil bør bli enklere å drifte. (5) 
• Ønsker at datoen for når en bok ble levert blir registrert. Dato for når et purregebyr oppstod, for eksempel, i dag må man si at det kan ha vært altfra i går til 5 år siden. (6)

3.3.2 Fjernlån

• Fjernlånsmodulen må forbedres - videreutvikling av modulene, for eksempel Boken-kommer. (8) 
• Rask overgang til grafiske moduler - fjernlånsmodulen må bli grafisk. (2)

3.3.3 Lister

• Vi vil ha pene lister. (2)

3.3.4 Statistikk

• Mulighet for mer oversiktelig statistikk på "mest utlånte bøker". (4)
• Veiledning i bruken av statistikk. (4) 
• Statistikk over "aldri lånte forfattere" - listerapport. (6)

3.4 Opplysningsvirksomhet og dokumentasjon

3.4.1 Opplysningsvirksomhet

• Produktliste med opplysninger om evt. pris, med mer. (1) 
• Vi ønsker en person i hel stilling som kan holde oss orientert om BS virksomhet (via e-post, websider, telefon), samt ringe oss ang. våre problem og si oss hvordan det står til. Med andre ord, en forbedret kundestøtte. (2) 
• Gi bedre informasjon på produktsiden. (3) 
• Alle typer brukere av systemet bør på en forståelig måte (språk og opplæring) bli informert om nyutviklingene! (4) 
• Behøver en oppklaring ang. betaling av lisenser ved å gå bort fra hver modul til bruker, betaling ved bruk av eksterne søk. (6) 
• Mangler opplysninger om hva BS har av produkter. Hva selger de? Hva planlegger de å utvikle? (6) 
• Nye produkter/rammebetingelser må bekjentgjøres bedre. (7) 
• Oppdatere hjemmesidene sine. (8) 
• Bedre informasjonsflyt - NB! Til alle! (8) 
• Bedre release-politikk. (8) 
• Bedre dokumentert prispolitikk. (8)

3.4.2 Dokumentasjon

• Vi ønsker API-dokumentasjon. (2) 
• Ny revidert og brukervennlig papirutgave av brukerhåndboka med skikkelig register. (4)
• Alle systemansvarlige bør få et eksemplar av brukerhåndboka. (6) 
• Mer pedagogiske brukerhåndbøker med register, med mer. (7) 
• Bedre dokumentert prispolitikk. (8) 
• Bedre brukerhåndbøker / dokumentasjon (for eksempel statistikk mangler). (8)

3.5 Personalets kompetanse og attityde

3.5.1 Kompetanse

• Ønsker at BS skal fortsette å være en utviklingsmotor, opprettholde og videreutvikle kompetanse, følge med i og delta i møter, konferanser, og lignende som foregår i biblioteksmiljøet / altså være aktivt i biblioteksmiljøet. (1)

3.5.2 Attityde

• Vi ønsker oss en løpende kommunikasjon, tilbakemelding om forventet løsningstid, med mer. (1) 
• Ønsker at BS blir flinkere til å følge opp alle brukere. (4)

3.6 Brukerstøtte og service

3.6.1 Generelt

• Vi ønsker en person i hel stilling som kan holde oss orientert om BS virksomhet (via e-post, websider, telefon), samt ringe oss ang. våre problem og si oss hvordan det står til. Med andre ord, en forbedret kundestøtte. (2) 
• Vakt (alarmtelefon) i bibliotekenes åpningstid. (6) 
• Kommunikasjon med kundene ikke bare via web-sidene. (7) 
• Bedre organisering av brukerstøtten: help desk / innsyn / vaktordning. (8) 
• Ønsker en dag med en ansatte fra BS på biblioteket en gang i året. Dette vil gi muligheter for å avklare ting, gi innspill, osv. (2) 
• Ønsker flere runder med besøk fra BS á la Lill. (4) 
• Flere ressurser til å besvare våre "dumme spørsmål" og som forstår vår hverdag og våre problemer. (4)

3.6.2 Problem@bibsyst.no

• Gi bedre oppfølging av meldte problem. Hurtigere responstid. (3) 
• At det som blir tatt opp år etter år blir gjort noe med, for eksempel "problem". (5)
• Få et system på hastesaker. (7)

3.6.3 Kvalitetssikring av tjenester 

• En sjekkliste for å sikre at større arbeider blir avsluttet helt. (1) 
• Sjekklister, at ting gjøres ferdig til avtalt tid (i det minste info til alle om hvorfor ting er forsinket). (2) 
• Ønsker sjekklister i forbindelse med nyinnstalleringer. (5) 
• Kvalitetssikring av teknisk service. Ønsker beskjed i god tid og sjekkliste "skjema". (6)

3.6.4 Kurs

• Ønsker oppdateringskurs: kurs bør arrangeres for de som har arbeidet med systemet en stund - for de som ikke er helt ferske, men heller ikke viderekomme! (4) 
• Ønsker differensierte kurs. (4) 
• Flere kurstilbud (statistikk). (8)

3.6.5 Møter

• Ønsker flere møter i fagutvalgene. BS bør sponse disse. (2) 
• Vi behøver forklaringer på "stammespråket" (både i protokollen og på brukermøtet). Mye snakk som går over våre hoder. Vi har en liten del av vår stilling til systemarbeid og det tar lang tid for oss å se lyset. (4) 
• Ønsker regionale brukermøter. (4) 
• At det som blir tatt opp år etter år blir gjort noe med, for eksempel "problem". (5)

Hva krever vi av Bibliotek-systemer og Bibliofil om 2 og 5 år? 

(Gruppene fikk lite tid til å se på dette spørsmålet. Se Punkt 3: "Ønsker" for et innblikk i gruppenes ønsker til Bibliotek-systemer og Bibliofil - også inn i fremtiden.)

4.1 Policy

• Alt må bli enklere, raskere, billigere. (5)

4.2 Systemutvikling

• Vi ønsker og tror at BS følger med i utviklingen, men: vi er engstelige for oppfølgingen! (4)
• Fortsatt nyutvikling (7) 
• Bibliofil-søk på PDA - bruke ute i hyllene for å slippe å gå tilbake til skranken for å slå opp. (7) 
• (Kuriositet) Lydbrikker i strekkoden - rop på boka! Brikke som søker etter boka og piper når en nærmere seg. Protesterer om boka blir ryddet feil i hylla! (7)

4.3 Systemet

• "Døgn-åpent bibliotek". (6) 
• Grafiske moduler, mulighet for lånere til å reservere, fornye, med mer med PIN-koder, periodika modul. (3) 
• PIN-kode for lånerne. (6)
• Felles bibliofil-lånekort. (6) 
• Fortsatt stabilitet (7)

4.4 Opplysningsvirksomhet og dokumentasjon

(Se 3 Ønsker)

4.5 Personalets kompetanse og innstilling

• Firmaet bør ha et godt forhold til andre aktører i IT-bransjen. (7)

4.6 Brukerstøtte og service

• Fortsatt god kundestøtte. (7)

Følgende gruppeinndeling ble foreslått av AU. En del endringer ble gjort i løpet av brukermøtet pga. sykdom, osv.

Gruppe 1: Trondheim folkebibliotek, Deichmanske bibliotek, Bergen Off. bibliotek, Bærum bibliotek, Drammen bibliotek

Gruppe 2: Østfold fylkesbibliotek, Nord-Trøndelag Fylkesbibliotek, Aust-Agder fylkesbibliotek, Møre og Romsdal fylkesbibliotek, Finnmark fylkesbibliotek, Sør-Trøndelag fylkesbibliotek, Hedmark fylkesbibliotek, Hedmark fylkesbibliotek, Vestfold fylkesbibliotek, Norsk Lyd- og blindeskriftsbibliotek, SFT, biblioteket

Gruppe 3: Levanger bibliotek, Svelvik bibliotek, Ballangen bibliotek, Verdal bibliotek, Røyken bibliotek, Våle bibliotek, Øvre Eiker bibliotek, Stord folkebibliotek, Kvinnherad bibliotek

Gruppe 4: Lier bibliotek, Askøy folkebibliotek, Søgne bibliotek, Nord-Odal bibliotek, Sør-Odal bibliotek, Alta bibliotek, Sogndal bibliotek, Farsund bibliotek

Gruppe 5: Horten bibliotek, Moss bibliotek, Bamble bibliotek, Rana bibliotek, Steinkjer bibliotek, Arendal bibliotek

Gruppe 6: Porsgrunn bibliotek, Rana bibliotek, Halden bibliotek, Bodø bibliotek, Ringsaker folkebibliotek, Harstad bibliotek, Ålesund bibliotek                                                    

Gruppe 7: Larvik bibliotek, Kongsberg bibliotek, Sandefjord bibliotek, Hamar bibliotek, Lillehammer bibliotek

Gruppe 8: Tønsberg bibliotek, Asker bibliotek, Fredrikstad bibliotek, Skien bibliotek

Se en detaljert liste over gruppedeltagere her.

Systematisert  av Carol van Nuys,
Leder for Arbeidsutvalget