Til AU's hovedside

Referat fra møte i fagutvalg for utlån 03.05.2006

Tilstede:
Inger Benningstad Narmo (Ringsaker)
Trine Skaar (Deichman)
Leif Hansen (Porsgrunn),
Liv Evju (Rælingen
Bjørn Tore Nyland (Trondheim) via Skype video,
Tore Morkemo og Vidar Ringstrøm (Bibliotek-Systemer).

Referat: Vidar


1. Depotløsning.

Tore presenterte en løsning for håndtering av depot i fjernlån/innlån.

Det opprettes en ny type bestilling, "depot" (i tillegg til dagens "lån" og "kopi").

Vi tenker oss en løsning hvor låntager legger inn bestilling i et webskjema som generer nill-epost til låner/eier. Når fjernlånet behandles, skanner eier inn strekkodene til bøkene som skal deponeres, det sendes kvittering på hver enkelt til lånerbibliotekets innlån. De enkelte eksemplarer knyttes til depotbestillingen, gjerne slik at bare den opprinnelige bestillingen vises i utgangspunktet, men at det er mulig å ekspandere slik at alt som er knyttet til depotbestillingen vises.

Inger foreslo at bestillingen skal kunne sendes fra "Ny bestilling" i innlån istedet for via et webskjema. Det var enighet om at det var det beste, men at begge muligheter bør være tilgjengelig for å gjøre det mulig for ikke-BIBLIOFIL-bibliotek å bestille depot.

Leif foreslo en historikkfunksjon slik at eier får beskjed hvis låner har hatt tittelen før.

Eiers lånetid (DFB har 6 måneder) innarbeides slik at man kan låne ut uten melding om tilbakelevering eier. Inger ønsket melding om "tilhører depot" inntil 1 måned gjenstår, deretter bør det komme melding om tilbakelevering eier.

Det vil bli mulig å automatisk motta via vanlig innlevering istedenfor via innlånsbildet.

Det ble diskutert hvordan man kunne søke i deponerte titler. I tksøk kan man bruke kommandoen "posttyper innlån" og vanlige cclkommandoer (kommandoen "helebasen" vil f.eks vise alle innlån). Det er også ønskelig med et CCL-søkefelt i Fjernlån.

Statistikk over antall mottatte depot. DFB/Deichman ønsker å få tilbake utlånstall fra låntagende bibliotek.

Utskrift av depotoversikt som kan brukes til å holde orden på utlån i f.eks skoler uten biblioteksystem. Liv så for seg et skjema hvor man kunne føre opp låner og dato.

Ønske om at "Til låner" i innlån bør vise hvilken låner som pt har boken, ikke slik som idag hvor det viser hvem som opprinnelig bestilte den.

Ved retur av depot skannes hvert enkelt eksemplar inn (vanlig innlevering). En samlerapport viser status: tilbakesendt, gjenstående/fortsatt lånt ut til låner X osv.

En mulighet til å gå direkte fra innlevering (liste over innleveringer) til aktuelt depot i innlevering ("Vis utlånte"). Kan løses ved å høyreklikke på en markert tittel i innleveringslisten og velge "Vis resterende i depot"?

I oversikten bør man kunne se hvor mange som står igjen (3/50 osv) og kunne skrive ut rapport over delvis innleverte depot. Dette minner om klassesett, og vi diskuterte hvorvidt skissert depotløsning kunne brukes lokalt til å håndtere klassesett. Både depot og klassesett gjør det mulig å se eksemplarer/titler i _en_ sammenheng. Dagens klassesettløsning har noen mangler, hovedsaklig knyttet til reserveringer. Antagelig er det best om eksemplarer i klassesett konverteres til enkelteksemplarer med egne strekkoder. Vi bør se mer på om det lar seg gjøre å slå depot/klassesett sammen.

DFB må kunne ta ut lister over utlånte depot i Fjernlån. (Se BUG 3014 for flere krav fra DFB).


2. Depot mellom lokale avdelinger, gammel "depot"-løsning.

Den gamle depotløsningen innebærer en midlertidig flytting av eieravdeling. Vi foreslår å døpe denne funksjonen om til "lokaldepot".

3. Lånerinitiert innlån (LII).

Tore orienterte om arbeidet: Låner initierer innlånet selv hos eierbibliotek. Hvor stor frihet skal låneren ha? Det legges opp til en parameterstyring av regioner hvor låneren kan bestille, knyttet til felles lånekort.

Inkluderer en løsning hvor man kan levere inn overalt, en bok fra bibliotek A kan leveres inn hos bibliotek B med automatisk melding til A's utlånsregister. En innlevering av depot kan håndteres slik: C's bok deponert hos A, levert inn hos B gir beskjed tilbake til A og melding om det hos B, mens C ikke hører noe.


4. Gjennomgang av Ingers statusdokument.

Inger hadde til møtet satt sammen en oversikt over utlånsrelaterte problem og deres status. (Ingers punkter vises i kursiv).

Referatet tar ikke med punkter som er tatt opp tidligere på møtet (dvs depot), allerede er ordnet eller er registrert i Bugzilla.

Avviste bestillinger: At det også kan være mulig å endre eierbibliotek lokalt, kan være greit. Når vi bruker "Ny bestilling" og lagrer post lokalt, blir det ganske umulig hvis vi velger feil.

Usikkert om dette er mulig. Vi tror det kan være like greit å slette lokal post og lagre ny, i stedet for å lage et system for å endre eier på posten.

Lånenummeret ved "Avvist bestilling" må ikke forsvinne.

Hvis lånenummeret forsvinner, blir posten også borte fra låneren (i Utlån). Hvis han da spør, har vi ingen ting å svare...

Innlån satt opp for flere avdelinger: I Innlån ser man ikke andre avdelingers innlån pr. i dag. Det er ønske om tilsvarende valgmulighet som i Fjernlån (ved å velge annen avd. i valgboks). Det kan være tungvint å finne ut om hvor en innlevert bok er innlånt fra.

Enighet om dette bør bli mulig.

Kopibestillinger via Bibsys Ask og Samper (22.2.06) har nå navn på tidsskriftet i posten i "Ekstra info", og "Type: Kopi" - OK Men år, volum, nr, sidetall + artikkelens forfatter og tittel mangler.

Må fikses. Tore ser på det.

Sett tilbake status: Spesielt ved "Motta innlån": En slags angreknapp eller knapp med "Ikke motta/Tilbakestill status" for å endre status tilbake til den forrige hadde vært fint. - Hvis man ved en feil klikker på "Mottatt innlån" får man nå ikke gått tilbake for å rette opp. Man må dra med seg feilen hele veien (mulig løsning ved bruk av "slette siste status"?)

Mulig å få til. Men hvis man bruker eiers strekkode direkte i Utlån er dette et mindre problem.

NILL-bestilling mottatt". Kommer nå som e-post fra eierbibliotek i Bibsys. Arbeidskrevende hvis man skal sjekke mot innlånsbasen. Bortkastet hvis man bare klikker vekk. - Ofte ikke samme person som behandler e-posten som har bestilt tittelen. Ønske: Mottatt-melding kommer som svar i innlånsmodulen, enten som
statusendring eller som melding i meldingsfeltet. Eller: holder det ikke egentlig med "Status: kvittering mottatt"? Er ikke denne meldingen til å stole på???

Jo, dette er en helt unødvendig epost. Tore hører med Bibsys om vi ikke kan slippe den.

Returnert eier. Lånenummeret skal slettes automatisk, men henger igjen på noen av bøkene som er returnert. Ser ingen fellestrekk for disse som kan forklare noe (Inger).

Inger anslo at det dreier seg om ca 50-75% av alle returer. Tore ser på det.

Ved oppstart av Innlån kan fokus (markør) med fordel være satt i CCL-søkefeltet. Nå må en bruke mus for å sette fokus - oftest starter vi i CCL-feltet.

Fokus står nå på øverste post. Hvor fokus skal være ble det ikke enighet om. Bør diskuteres i fjernlånsgruppene på brukermøtet.

"Ny bestilling": ønsker mulighet til å rette skrivefeil i lagret bestilling. Har man først lagret en skrivefeil, må man dra med seg den hele veien. Posten kan bli umulig å søke opp. Løsning med valg "Endre tekst"?

Tore noterte ønsket.

Hurtigtaster mangler noen steder. For eksempel ved "Nullstill" i Innlån og "Søk i alle".

Tore fikser det.

Søkeboks i Fjernlån. Flere som ønsker dette? (tilsvarende den i Innlån). Gjenfinning av post vil bli raskere hvis man kan slippe å gå om vis-boksene. - (Ønske fra Brukermøtet 2005).

Ønskelig med CCL- og bibliotek/låner-søk.

Reserver til bestillende bibliotek: Det finnes en Standardkommentar i parameterstyringen for "Behandle fjernlån" som sier "Boka er reservert dere, MMDD". Idéelt sett kunne denne meldingen hadde gått automatisk til bestillende bibliotek som NILL-melding og lagt seg i "Status"-feltet i Innlån med tekst "Reservert dere, MMDD". Status nå sier "Reservering ønskes".

En melding om "Reservert MMDD" krever en utvidelse av NILL-protokollen.

Mappami:
Ønsker eget felt for signatur på saksbehandler i NILL-skjemaet. For eksempel rett under feltene:
Bestilt til (Lånenr.)*
Bestilt for annet bibliotek (biblioteknummer)*
Dette feltet må følge med posten hele veien i Innlån.

Tore vil legge det inn i senere versjoner av MappaMi.

Passord/PIN-kode:
Det er en del inkonsekvenser i språkbruk, f.eks. passord/pinkode i innloggingsbildet og i lånerinformasjon er passord fortsatt brukt flere steder. Bør vel rettes sentralt og ikke av hvert enkelt bibliotek?

Det vil bli rettet fra Larvik.

Fornye i MappaMi:
For raskere fornying av mange titler i MappaMi, ønskes et felt for å hake av de aktuelle titler. Deretter en knapp for å fornye alle samtidig. (Birgit, Ringsaker).

Ønsket er notert.

Reserveringer: Plass i reserveringskø vises ikke. Vil gjerne ha med dette. (Finn Andersen, Hamar).

Ønsket er notert.

Alle registrerte data på låneren som er lagt inn i lånerregistreringen bør vises i MappaMi. Registrerte mobiltelefonnummer fra feltene under fanekortet for telefon, vises ikke i MappaMi under Lånerinformasjon. SMS-nummer og vanlig nummer vises. Burde ikke alle telefon-nummer vises - i tråd med at låneren bør ha innsyn til alle registrerte data om seg selv?

Melding/obskoder bør også vises. Men bibliotek må rydde opp i meldinger før de blir tilgjengelige i MappaMi, det er ønskelig med en rapport over satte meldinger.

Bestilling fra NILL-skjema i MappaMi: Her mangler ofte beskjed om reservering selv om reservering ønskes. Noen fylkesbibliotek praktiserer å sende boka uansett.

En mulig løsning er å legge inn sperre på å sende hvis man har glemt å hake av for "reservering ønskes /ønskes ikke". Da må vi eventuelt få en boks til her: en for hvert valg. Dette blir på samme måte som sperringen som allerede fungerer hvis lånenummer er glemt.

Uenighet i gruppa. Tas opp i fjernlånsgruppene på brukermøtet.

Hvis bestillende bibliotek sletter reservering i MappaMi (som låner med nasjonalt lånernummer), slettes ikke bestilling i fjernlånsmodulen hos eierbiblioteket. Fylkesbibliotekene sitter derfor ofte igjen med bestillinger som egentlig ikke skal sendes. Sletting i MappaMi bør derfor slette i Fjernlån i eierbiblioteket -? (Sak meldt fra Hamar).

I utgangspunktet bør sletting foregå i Innlånsmodulen, men det er ikke mulig idag, krever utvidelse av NILL-protokollen.

Samlemappa:
Sortering alfabetisk av kolonner via kolonneoverskrift for lån.
Alle tabeller i MappaMi kan nå sorteres ved å klikke på overskriften i tabellkolonnen. OK 3.4.06 Samme funksjon ønskes veldig i Samlemappa også?

Tore noterte seg ønsket.

SAMLEMAPPE for personlige lånere med nasjonalt lånenummer (N000-)
Tror det jobbes med dette -?

Det kommer!

UTLÅN:
Purregebyrer ? Er det flere som ønsker endringer her? Rana bibliotek ønsker en annen beregningsmåte for purregebyr.

Rana er ikke de første som tar opp en slik problematikk. Dette krever en omfattende revidering av programmer og må diskuteres grundig først. Det ble foreslått at det kan tas opp som egen sak på brukermøtet i 2007

Erstatningskrav og priser
Når vi skriver ut regninger (erstatningskrav) til lånerne, må vi imidlertid skrive priser for hand. Standardpriser (parameterstyrt) ønskes
Se Forum, 24.10.2005, Eirik Gaare, Fylkesbiblioteket i Akershus.

Det finnes allerede idag slike funksjoner i rutinene for faktureringssystem. Basert på lister som inneholder dokumenttyper, brukernivå, litterære former og priser knyttet til de enkelte. Bibliotek-Systemer kan innarbeide tilsvarende i regningsrutinene for de som ikke benytter eksterne faktureringssystemer, ta kontakt med
Tore.

Plass i res-kø/Vis res egen avd: Reserveringene i lista over utlånte bøker ønskes skilt på avdeling (noe tilsvarende som i TkSøk med "Vis res rho" eller "vis res rmo". - ifølge Tore vanskelig å få riktig. Men vi har fått "Endre henteavdeling". Hva med høyreklikk på posten for å velge "Vis res rho" eller "Vis res rmo".? Noe slikt er likevel raskere enn å gå til TkSøk og søke opp posten helt på nytt. Det holder med "Vis res egen avd."

Ønsket er notert.

Feilkilder i forbindelse med innlevering: Av og til blir strekkoden ikke lest, med resultat at boka blir satt på hylle som utlånt. Kan det være en idé at dette med "Absolutt lengde på strekkode på bok" kan settes som standard? Melding gis hvis ikke et gitt antall siffer på strekkoden er lest.

Problemet er et skannerproblem. Det bør sjekkes, feks ved teknisk service, at koden sjekkes 4 ganger før endelig lesning. Dvs at Code 39 bør brukes i tillegg til Interleaved 2/5.

"Heftelser på lån/Vis innhold på purring": I boksen som kommer opp ønskes at også en kolonne som viser eieravdeling er med. Praktisk for bibliotek med mange lokale avdelinger.

Har vært med tidligere? Tore sjekker.

Lånerregistrering:
Felt for foresatte.

Det er klart i utlånsprogrammet, men ikke skrudd på. Det ble en
diskusjon om hva som skulle med. Landet på at det holder med et enkelt tekstfelt for navn.

5. Innsendte saker og diverse

[Fra Lørenskog?] Konto på låner, slik at vedkommende kan delbetale. Gruppen ville ikke prioritere dette, men anbefaller at man bruker meldingsfeltet.

Bærum v/Randi Hausken: Bruk av PIN/passord om hverandre. Tore ser gjennom og fikser.

Reserveringsmuligheter på innlån. Bruk muligheten i tksøk til å søke i posttyper.

Ønske om å kunne skrive ut regninger på enkeltlåner. Tore fikser en løsning tilsvarende purring fra Utlån-bildet.

Leif: Bør man tvangsinnføre NILL hos BIBLIOFIL-bibliotek som ennå ikke har satt igang? Bibliotek-Systemer vil finne ut hvem som mangler og ta kontakt med dem.

Vidar: Kan man vise antall bestillinger i header til fanekort Fjernlån?
F.eks. at det står "Fjernlån (4)" slik at det er lett å se om det er noe nytt.

Bjørn Tore: Kan man sperre lokalt lånenummer når felles lånekort er innført? Må vurderes, noen bibliotek vil gjerne kunne bruke begge nummere. Løsning er antaglig parameterstyring.

Bjørn Tore: Det kommer meldinger i begrenset utlån (elevutlån) som ikke blir borte av seg selv, men blir stående. Eks "Til avhenting".

10 forslag fra Trondheim:

  1. Hurtiglån (eksemplarer med egen lånetid og unntatt reservering). Dette er løst forskjellig hos BIBLIOFIL-bibliotekene, gjerne som en kombinasjon av egen avdeling og dokumenttype eller eksakt lånetid. Trondheim etterlyser en enklere måte å løse det på. Vi kom ikke til en konklusjon i diskusjonen.
  2. PIN-kode på utlånsautomat? En løsning er installert i Asker, kommer til Trondheim snart.
  3. PIN-kode ved utlån over disk? Krever at alle lånere oppretter PIN-kode. Må parameterstyres.
  4. Sperretid på lånekort. Må låne ut noe for å oppheve sperretid. Bør være mulig å oppheve direkte på melding når låneren slås opp i Utlån.
  5. 2-veis kommunikasjon i KOMFAKT? Kunne sende melding til KOMFAKT når regning slettes. Dette håndteres av Lindorff/Agresso, Tore prøver å få tak nødvendig spesifikasjon fra KOMFAKT.
  6. Avstemmingsrapport fra BIBLIOFIL? Beløp og antall bøker det er sendt regning på.
  7. Betalingsterminal mot BIBLIOFIL?
  8. Mappami nytt design? Det kommer.
  9. Interesseområder i MappaMi. Standardområdene bør utvides. Endring av lokale interesseområder har ikke tilbakevirkende kraft. Det kan være mulig å få til at endring av standardområder kan få det.

    Trondheim endrer emnet Reisehåndbøker til Reiseguider, vil en se-henvisning være nok til at låneren ikke behøver å endre interesseområde?
  10. Kunne gi tilbakemelding til låner fra forslagskassen/bestilling hvis tittelen ikke lar seg skaffe. Bibliotek-Systemer har planer (lavt prioritert) om en utvidelse av forslagsfunksjonen, dette bør inn der.

Maksgrense for lån. Idag kan man låne over grensen hvis man låner flere bøker samtidig. Tore skal fikse det slik at det stopper når grensen nås.


Trine: Kan man unnta lånekategorier fra fornyelsessperring i MappaMi?
Tore ser på det.

Trine: Ønsker utskrift av reserveringskvittering når bok skal til annen avdeling.

Til Bibliotek-systemer AS hjemmeside

 |Brukermøter |  Arbeidsutvalget |  Fagutvalg |  Valgkomite |  Retningslinjer |

Sist oppdatert 09.05.06 av arbutvalg@bibsyst.no