Bibliofils arbeidsutvalg
Referater / Protokoller

En sammenfatning av resultatene fra gruppearbeidet ved Bibliofil-brukermøte i Sandefjord, 10.-11. juni 1999 

Kommentarene fra Bibliotek-Systemer As  (BS) vises med grønn farge.

Innledning

Bibliofil-brukermøte fant sted den 10.-11. juni, 1999. Ca 80 representanter fra Bibliofil-bibliotek kom sammen på Park Hotell i Sandefjord. Gruppearbeide sto på programmet for begge dagene. Målet med dette gruppearbeidet var å fokusere brukernes oppmerksomhet på hvilke ønsker de har på Bibliofil-systemets funksjonalitet og på Bibliotek-Systemers (BS) policy. 

For å effektivisere og differensiere diskusjonene, ble deltagerne delt opp i 8 grupper som representerte bibliotekenes forskjellige størrelser og typer (Se oversikten over gruppene ved slutten av protokollen). 


Gruppene arbeidet med følgende oppgaver (kursiv skrift):

    Hvilke fordeler og ulemper opplever du i det daglige arbeidet med Bibliofil?
    Hva ønsker du av Bibliofil-systemet og Bibliotek-Systemer generelt?
    Hva krever vi av Bibliotek-Systemer og Bibliofil om 2 og 5 år?

Til støtte i dette arbeidet kan gruppen ta utgangspunkt i AU/BS-protokollen, deler av rapporten "Analyse og vurdering av norske biblioteksystemer" av Bente Schade Poulsen, samt Anders Kluges stikkord om nye medier om 2 og 5 år. 

NB! Det er viktig å dokumentere deres meninger og ønsker om Bibliofil / Bibliotek-Systemer i form av en egen protokoll. Det understrekes at også andre spørsmål, meninger og ønsker enn de som står i AU / BS-protokollen bør diskuteres og protokolleres.

Resultatet av gruppearbeidet skal presenteres i plenum på fredag - ca 5 minutter pr gruppe. 

Protokollene fra gruppearbeidet skal senere sammenstilles av arbeidsutvalget. Denne protokollen vil danne et grunnlag for videre diskusjoner med Bibliotek-Systemer As.


Gruppearbeidet så ut til å være nyttig. Deltagerne ble bedre kjent med kollegaer fra andre bibliotek. De fikk også en god anledning til å lufte sine meninger om / ønsker til Bibliotek-Systemer As. og Bibliofil-systemet. 

En deltager fra hver gruppe presenterte sin gruppes meninger og ønsker med hjelp av en overhead og transparenter i det påfølgende plenumsmøtet. Foilene og notatene ble deretter levert til Arbeidsutvalget. Bibliotek-Systemer A.s. ønsket kopier av gruppenes notater. Kopier ble fakset til BS kort etter brukermøtet. 
Et systematisert innholdet av disse notatene og foilene finnes i dokumentet "Bibliofil-brukernes kommentarer til Bibliofil-systemet og Bibliotek-Systemer As. - resultater fra gruppearbeidet". 

En deltager på Brukermøtet uttrykte sin forbauselse over at alle gruppenes ønsker og meninger var så like, til tross for at de representerte bibliotek av ulike størrelser og typer.  "Vi er små, men vi er mange!" 


Gruppene sa mye positivt om Bibliotek-systemer As., Bibliofil-systemet, personalet med mer i sine presentasjoner. Bibliofil-kunder mener bl.a. at systemet er driftssikkert, stabilt og fleksibelt. De synes at personalet er hyggelig og at de har et bra kunnskapsnivå. Gruppenes uttalelser om fordeler med systemet, med mer kan leses i "Bibliofil-brukernes kommentarer til Bibliofil-systemet og Bibliotek-Systemer As. - resultater fra gruppearbeidet". 

De følgende avsnittene uttrykker brukernes ønsker til Bibliofil-systemet og til Bibliotek-Systemer generelt. Arbeidsutvalget (ved lederen) har systematisert brukernes skriftlige notater og transparenter, tolket dette materialet og sammenfattet dets innhold. Stoffet blir presentert i en rekkefølge som AU anser til å være nokenlunde i tråd med brukernes prioriteringer. Arbeidsutvalgets øvrige medlemmer er enige med lederen at brukernes meninger og ønsker kommer til uttrykk i denne skriften. 


1 Brukerstøtte og service


1.1 Brukerstøtte

1.1.1 Generelt

AU: "Brukerstøtte" er det området hvor BS får flest klager. Den dagen BS tilbyr sine kunder en utvidet og kvalitetssikret brukerstøtte, forsvinner meste parten av kundenes irritasjon mot BS. 

Kundene vil ha "rett svar til rett tid" av Bibliotek-Systemer. Det vil si at kundene ønsker å få brukerstøtte (eventuelt hjelp til selv hjelp) av personer som har kunnskaper om bibliotek generelt og Bibliofil / Linux / datamaskiner / nettverk / Internett/ med mer, spesifikt. 

Kundene vil ha tilgang til hjelp via mange forskjellige typer av kanaler: telefon, e-post, besøk, informasjonsblad, osv. De vil selv velge hvilken  kanal som passer best for dem i den problematiske situasjonen som de selv befinner seg i. Et system som kan brukes for hastesaker står høyt på kundenes ønskeliste.

BS: Skal man tolke det dithen at kunden når som helst kan be om et besøk for å få løst et problem?  Dette kan bli en meget kostbar og tidkrevende arbeidsform, som vil  kreve helt andre beløp til årlig kundestøtte.

Vi har et system for hastesaker, se nedenfor.

Det hele må sees innenfor hva som er realistiske rammer, ikke hva man med ubegrensede resusser og penger vil kunne få til.

AU: Kundene ønsker noen som kan svare på deres "dumme spørsmål" - uten at denne støttepersonen antyder at spørsmålene virkelig er "dumme".

Et bibliotek som i utgangspunkt har problemer med sitt system (maskiner, nettverk, programmer) og behøver brukerstøtte, ønsker ikke å krangle om hvem som skal gjøre hva og når det skal gjøres. 
Ofte kan problemer som oppstår i bibliotekene ha årsaker som skyldes andre ansvarlige instanser enn BS. Her kan det være nødvendig med klare retningslinjer fra BS om bl.a. hvem som skal ta seg av enkelte deler av systemet / kommunikasjonen. Ansvarsfordelingen må være helt klar for kundene. Om usikkerhet om hvem som bør gjøre hva allikevel oppstår, er det et ønske fra kundenes side at BS opptrer på en velvillig og fleksibel måte. 

BS: Det må være kundens ansvar å  foreta grenseoppgangen mellom de ulike leverandører. BS sitter ikke med informasjon om hvilke andre leverandører som er inne i bildet. I endel tilfeller er feilårsaken uklar, og vi går inn i problemet og stiller diagnose.  I andre tilfeller ligger saken klart utenfor vårt ansvarsområde, da vil vi evt. kunne bistå etter å fa fått et oppdrag, som vil ha vanlig leveringstid og håndteres innenfor vårt prosjektstyringssystem. 

Vi må bli flinkere til å håndtere slike situasjoner korrekt og høflig.

Vi har i løpet av 1999 øket staben for å kunne yte bedre bistand og kundestøtte.

Generelt synes holdningen  å være: "Mer av alt, men til en lavere pris." Det lar seg selvsagt ikke forene. Vi savner en prioritering mellom ulike tiltak.  Slik det fremstår nå, blir næmest en ønskeliste.

Utfordringen til neste brukermøte må bli å foreta en sortering og proritering av de ulike forslagene, f.eks. ved å si:

  • Vi prioriterer brukerstøtte fremfor utvikling
  • Vi ønsker å betale mer for å få en bedre brukerstøtte
  • Vi vil selv ta et større ansvsar for brukerstøtten, slik at BS får mer tid til å drive utvikling.


 

1.1.2 Brukerstøtte - telefon

AU: BS bør vise mer forståelse for at kundene vil bruke telefonen til å melde om hastesaker - i alle fall frem til problem@bibsyst.no fungerer mer tilfredsstillende. De bør sette inn arbeidskrefter på dette området.

En telefonvaktordning blir nevnt blant kundenes ønsker.

BS: Vi har en ordning for telefonhenvendelser i hastesaker, og minst to av våre konsulenter sitter i telefon nesten hele dagen. Problemet er at henvendelsene kommer fra enkeltbrukere (ikke sytemansvarlige), uten nødvendig opplæring og faglig innsikt til å forstå være spørsmål.
 

1.1.3 Brukerstøtte - problem@bibsyst.no

AU: BS bør satse mer på brukerstøtten via problem@bibsyst.no. Kunder må få tilbakemeldinger via e-post skrevet av BS-ansatte om hvem som skal være deres saksbehandler og om tidsperspektivet for løsningen av problemet. Det er viktig at kunden får vite hvordan BS prioriterer deres problem. Om et bibliotek mener at problemet er viktig og BS mener at den er mindre viktig er scenen dekket for konfliktsituasjoner.

Kundene ønsker at BS skal rydde opp i administreringen av problem@bibsyst.no. Det er nødvendig at noen passer på at alle som sender et problem til BS, får en ordentlig oppfølging. Et system som hjelper BS til å lage og behandle restanse er ønskelig. 

De kundene som velger å benytte seg av brukerstøtten via e-post (problem@bibsyst.no) må få vite at problemet er under behandling. Det er fint å få en automatisk tilbakemelding som sier at problemet er registrert, men dette er ikke tilstrekkelig. Det er heller ikke tilstrekkelig å få et e-post som sier hvem som skal behandle problemet. Det finnes mange eksempler på saksbehandling som tar måneder - til og med år. Forbedret rutiner for problem@bibsyst.no kan avlaste kundenes behov for å ringe til Bibliotek-Systemer A.s.

BS: Vi jobber med dette, og kjører nå alle henvendelsene inn i vårt feilrapporteringssystem (GNATS). Her har vi mulighet til å ta ut restanselister, og sjekke at henvendelsene blir besvart, evt. at det gis et foreløpig svar. 

Det er for mange eksepempler på at saker ikke er håndtert innenfor rimelig tid, og dette jobber vi med å bli bedre på.

Det er ikke alltid mulig å estimere hvor lang tid det kan ta å løse et problem. Et tilsynelatende enkelt problem kan kreve mye tid, evt også besøk. Dette må tas med i betraktiningen når saken vurderes. 

I endel tilfelle kan det ut til at feil data ser ut som programfeil, dvs. brukeren oppfatter det som programfeil, men årsaken til feilen er egentlig feil bruk eller feil ved dataene.  Slike feil kan også være vanskelig å finne.
 

1.1.4 Brukerstøtte - Forum og Problem-Svar

AU: BS bør oppfordre sine kunder til å bruke e-postlistene  problem-svar@bibsyst.no og forum@bibsyst.no. På denne måten kan kunder holde seg orientert om hva andre brukere lurer på, samtidig som de får anledning til å selv stille spørsmål.

Disse e-postlistene er nyttige og anvendes dessverre av altfor få av BS kunder. (AU oppfordrer heved alle brukere til å benytte seg av disse e-postlistene!)

BS: Vi oppfordrer alle nye brukere til å melde seg på disse listene.  Dessverre er det ikke alle som følger oppfordringen. 

1.1.5 Opplæring og kurs

AU: BS bør kartlegge sine kunders opplæringsbehov og tilby kurs som er tilpasset akkurat disse behovene. Kundene ønsker skreddersydde eller differensierte kurs. I tillegg ønsker de seg oppdateringskurs. Disse kursene bør arrangeres for de som har arbeidet med systemet en stund - for de som ikke er helt ferske, men heller ikke viderekomme! 
I tillegg bør BS satse mer på skreddersydde kurs som kan holdes i de enkelte bibliotekene.
Kundene ville gjerne ha kurs i bl.a. bruken av statistikkprogrammene. 

(AU oppfordrer alle brukere til å gi innspill på ønskede kurs, samt gi tilbakemeldinger/evaluering om eksisterende kurs. Det finnes allerede skjemaer på nettet til dette formålet.)

BS: Vi vil gjennomgå vår kursplan for høsten 2000 med sikte på et bedret tilbud. Bla. tar vi sikte på å tilby statistikkurs.

Dessverre må vi ofte kansellere kurs pga. manglende oppslutning.  Derfor ligger utfordringen hos kundene å sørge for at påmeldingen til kursene blir så bra at kursene kan gjennomføres!

Det er imlidertid anledning for alle kunder å bestille kurs i egne lokaler, og betale pr. kursdag, uavhengig av antall deltakere.  Vi kan også spesialtilpasse kurs for det enkelte bibliotek.

1.1.6 Besøk og møter

1.1.6.1  Besøk

AU: BS bør sette opp en kalender for turnéer, slik at kunder blir orientert om hvilken region BS besøker til enhver tid. På denne måten kan kunder bestille dagsbesøk fra BS. Et slikt besøk vil gi kunden anledning til å få oppklart enkle problemer og komme med innspill. I tillegg vil kunder få bedre tid til å planlegge og gjennomføre regionale brukermøter med BS-deltagelse. En BS turnekalender vil også gjør det lettere for kunder å bestille skreddersydde kurs til sine bibliotek.

Denne formen for personlig service gir kundene større tilfredshet, samtidig som systemleverandøren får et bedre innblikk i kundenes behov - både for programvare, maskiner og opplæring. 

Det er et ønske om at representanter fra BS gir seg bedre tid ved besøk enn det som praktiseres i dag. Grunnen til dette er at 1) ferdigstillelse av jobben tar gjerne litt lengere tid enn forventet, 2) testing/kvalitetssikring av jobben tar tid, og 3) det tar tid til å svare på kundenes mange spørsmål.

BS: Vi har fått meget positiv respons på våre besøksrunder, og akter å fortsette med det.  I tillegg legger vi opp til et oppfølgingsbesøk for nye kunder etter at systemet har vært i drift en tid.  Det er vårt intrykk at også disse besøkene er meget nyttige, og at kundene er fornøyde med det.  Endel av de problemene vi blir presentert for, ligger utenfor det vi egentlig har ansvar for, men i noen tilfeller søker vi å bistå å løse problemene, selv om det ikke er vårt ansvar.

Men man må være klar over at besøk er en meget kostbar form for kundestøtte, og slett ikke alltid den mest effektive. Det er ikke realistisk å forvente at vi skal kunne besøke alle kunden en gang pr. år (i tillegg til servicebesøk). Det vil koste alfor mye, både i tid og reisekostnadner.

 Vi stiller også, så sant tiden strekker til, opp på regionale brukermøter, og har inntrykk av at der hvor det praktiseres, er nytten stor.

1.1.6.2  Møter

AU: Hyppige møter i fagutvalgene, AU, samt i regionene vil gi BS bedre muligheter for å bli kjent med kundenes meninger og dermed få en sjanse til å forbedre sitt system og øvrige produkter. Slike møter er også tilfredsstillende for kundene - særlig når de opplever at ønskene sine blir innfridde. BS må gjerne gi uttrykk for at de kan og vil delta på regionale brukermøter.

BS: Se punktet ovenfor.

AU: BS-ansatte og andre forelesere bør bruke et språk som er alment forståelig på brukermøter og kurs. Forelesere bør være godt forberedt og opptre på en profesjonell måte. 

BS:Vi har intrykk av at kundene våre stort sett synes vi snakker et språk de forstår, og vi er flinke til å sette oss inn i kundenes situasjon og se deres behov.



 

1.2 Service

1.2.1 Kvalitetssikring av tjenester

AU: BS må prioritere kvalitetssikringen av sine tjenester og produkter meget høyt. ISO-sertifisering er én måte dette kan gjøres på.

BS: Det vil bli vurdert å starte arbeid med ISO-sertifisering av deler av virksomheten.

1.2.1.1 Installasjon og teknisk service

AU: BS ansatte bør bruke sjekklister og gjennomføringsprosedyrer når de installerer / oppgraderer operativsystemet og annen programvare. Kundene må få anledning til å følge med og se at punktene på sjekklistene blir systematisk gjennomført og krysset av. På denne måten kan partene bli enige om at en installasjonsjobb er fullført på en tilfredsstillende måte.

BS bruker sjekklister når de gjennomfører teknisk service. Det har hendt at BS ansatte har krysset av punkter på sjekklisten uten at oppgavene har blitt gjennomførte. 

Kundene ønsker at BS skal bruke kvalitetssjekk i feilretting av eksisterende programvare, dokumentasjonen og i testing av nye moduler.

Kundene opplever altfor ofte at oppgaver som BS setter i gang med, ikke blir fullførte på en tilfredsstillende måte. Enkelte bibliotek har brukt måneder for å rette opp de mange feilene som har oppstått etter at BS har innstallert nye versjoner av programmer, hardware, osv. Hardware kan også slutte å fungere om det ikke blir renset skikkelig. Det er viktig at kundene føler seg sikre på at BS utfører slike oppgaver på en forsvarlig måte.

BS: Vi bruker allerede sjekklister til de fleste oppgaver, og sjekklistene  blir stadig forbedret.  Det er imidlertid ikke alt som kan fanges opp ved bruk av sjekklister. Til det er verden for mangfoldig.

1.2.1.2 Planleggingsverktøy

AU: Bibliotek-Systemer As. bør sikre at oppgaver blir gjennomført til planlagt tid. Planleggingsverktøy kan brukes for å sikre at større arbeider blir avsluttet. Om de er forsinket i det planlagte arbeidet, så er det minste de kan gjøre å informere bibliotekene om dette.

Det er ønskelig at problemer som blir nevnt år etter år på brukermøter prioriteres og løses av BS - engang for alle. Planleggeingsverktøy kan brukes i dette arbeidet.

BS: Vi bruker allerede planleggingsverktøy, men det løser ikke bestandig problemer med for knappe ressurser, kunder som ikke følger opp sine forpliktelser, eller ikke-planlagte oppgaver som må tas. 

Generelt har vi vært for dårlige til å estimere tidsforbruk og fremdrift for større prosjekter, men det kan ofte være vanskelig.  I tillegg kommer at vi under fremdriften er avhengig av tilbakemeldinger fra kunder eller tredjepart, og i noen tilfeller er det årsaken til forsinkelsene.


2 Opplysningsvirksomhet og dokumentasjon


2.1 Opplysningsvirksomhet

AU: Slik AU (ved lederen) tolker materialet fra brukermøtet i Sandefjord, bør BS begynne å ta sine kunders ønsker om bedre informasjonsflyt till alle på alvor.

AU ønsker at BS skal fortløpende orientere sine kunder om:
 

  • hvilke produkter som er tilgjengelige, prisene på disse produktene, produkter som utgår, produkter som kommer, når nye produkter er forventet ferdige, mm.
  • forsinkelser av ymse slag
  • avtaler og lisenser - endringer i disse, samt almenforståelige forklaringer av hva slike avtaler og evt. endringer innebærer for kundene
  • nye Bibliofil-bibliotek som kommer til
  • fremtidige utviklingsplaner
  • opplysninger om organisasjonen - avdelinger, ansatte, hvem som gjør hva, samt tidsangivelser for pågående aktiviteter og prosjekter.

Kundene kan ikke ta stilling til ting de ikke vet noe om. De kan ikke kjøpe produkter de ikke kjenner eksistensen av. De behøver et innblikk i BS utviklingsplaner slik at de kan planlegge sine fremtidige biblioteksystemløsninger. 
Det er lettere for en kunde å unnskylde en leverandør som informerer dem om at saker og ting har blitt forsinket p.g.a visse ting, enn å unnskylde en leverandør som sjeldent gir lyd fra seg.

BS: Dette kan vi klart bli bedre på. Mye av denne informasjonen blir gitt på brukermøtene, og de som ikke deltar der, vil nok kunne føle informasjonen som i dårligste laget.

Vi jobber imidliertid med å forbedre oss, bl.a ved hyppigere utsending av "500-tagen" (informasjonsbladet), og  flere andre tiltak.

2.2 Dokumentasjon

AU: Kundene ønsker dokumentasjon for alle programmer som BS tilbyr. Dokumentasjonen bør være så brukervennlig som overhode mulig, tilgjengelig på norsk, komplett og oppdatert. Den bør være tilpasset behovene for forskjellige brukergrupper, f.eks. systemansvarlige, bibliotekarer og publikum og foreligge bådde i trykt og elektronisk form. 
Dokumentasjon av LINUX og statistikkprogram blir etterlyste. I tillegg ble API-dokumentasjon nevnt som et spesielt ønske. Et kurs i hvordan man leser (begriper) LINUX-dokumentasjonen (kommandoer, opsjoner og argumenter) er også ønsket. 

Brukervennlig og oppdatert dokumentasjon ville gjøre det lettere for kunder å finne frem til enkelte svar på egen hånd. Dette ville gi kundene en følelse av å mestre situasjonen, samtidig som det ville lette BS i sin jobb med å gi brukerstøtte.

BS: Arbeidet med oppdatering av dokumentasjonen er blitt hengende etter.  Vi har startet med å komme ajour her, bl.a. ved å ta i bruk et nytt verktøy for å kunne tilby dokumentasjonen både i trykt og elektronisk form med samme kilde som grunnlag.  Arbeidet med dokumentasjon er krevende, og med en så rask utvikling av løsningene stilles det store krav til løpende oppdatering av dokumentasjonen.

Så er det å håpe at noen leser den...
 


3 Personalets kompetanse og attityde


3.1 Kompetanse

AU: Kundene ønsker at BS skal fortsette å være en utviklingsmotor, opprettholde og videreutvikle kompetanse og følge med i og delta på møter, konferanser og lignende som foregår i bibliotekmiljøet. De ønsker allikevel ikke at denne kompetansehevende virksomhet skal prioriteres fremfor eksempelvis brukerstøtte.

BS: Skal man tolke dette slik at brukerstøtte kommer foran utvikling? Vi er ikke i tvil om at vi kan bruke ALL tid på brukerstøtte, og selv da ville noen kunder mene at det var for lite.  Punktet ovenfor er tvetydig og uklart. 

Vår oppfatning er at vi må fortsette å være ledende i utviklingen, ved at vi opprettholder og videreutvikler kompetansen.  Det er en stor utfordring!
 

3.2 Attityde

AU: Kundene ønsker en fleksibel og velvillig innstilling fra BS.

BS: Det har vi alltid lagt vekt på.  En mindre organisasjon (som vår) vil alltid være mer fleksibel enn en stor organisasjon.


4 Systemet


4.1 LINUX og Bibliofil

AU: Slik AU tolker materialet, ønsker kundene at Bibliofil skal være et godt fungerende og moderne system. Systemet skal være lett for bibliotekarer å bruke og administrere, samtidig som det skal være selvforklarende og lett tilgjengelig for bibliotekets brukere. Systemet bør få et grafisk grensesnitt så raskt som mulig. 
Kundene synes at det er viktig at systemet fungere godt for to målgruppene - publikum og bibliotekansatte.

4.1.1 Bibliotekenes publikum som målgruppe

AU: BS bør prioritere bibliotekenes publikum når de videreutvikler Bibliofils søke- og utlånsmoduler. Systemet bør ha godt utviklete hjelpefunksjoner, være komplett med mange eksempler, samt muligheter for interaktivt styring via brukerprofiler. 
En låner bør få muligheter til å bruke en PIN-kode for reservering og bestilling av media via nettet. 
AU anbefaler at web-baserte Bibliofil-moduler som er beregnet for publikumsbruk blir testet skikkelig på et representativt uvalg av bibliotekbrukere i alle aldre, slik at systemets grensesnittet blir tilpasset til reelle behov.

BS: Det er et godt forslag, som vi vil forsøke å følge opp.

4.1.2 Bibliotekarer som målgruppe

AU: Kundene ønsker et helhetlig system. Bibliofils forskjellige moduler bør være integrert i dette systemet på et lett begripelig og praktisk måte. Systemet bør være fleksibel overfor andre systemer og løsninger, f.eks. KOMMFAKT. Det bør være enkelt å ta ut statistikk av alle typer. Det må være mulig for alle typer av bibliotek å ta ut en statistikk som er tilpasset skjemaene fra Statens bibliotektilsyn.

BS: Integrasjon mot andre systemer  er ofte svært tidkrevende.  Det fordrer også en kompetent og profesjonell behandling av saken av den andre leverandøren. Vi har mange eksempler på at så ikke er tilfelle.

AU: BS må ta de nødvendige skrittene for at norske tegn kan brukes / skrives ut fra alle moduler. Det skal være mulig å ta ut  pene utskrifter og lister fra modulene. Det bør være ensartede avslutningsrutiner på alle moduler, del-moduler.
Kundene har mange spesifikke ønsker til systemet. Se "Bibliofil-brukernes kommentarer til Bibliofil-systemet og Bibliotek-Systemer As. - resultater fra gruppearbeidet". Disse resultatene sier noe om en del ønsker, men det finnes selvfølgelig flere, bl.a. om å få muligheten for å bruke henvisninger i katalogen.

Innen kort tid bør kundene få muligheter til å søke i Bibliofil via en Personal Data Assistant (PDA). Mobile dataenheter som bruker trådløse forbindelser (WAP) - vil kunne gi bibliotekaren muligheter til å slippe fri fra skrankens "lenker" under gjenfinningsarbeidet. Slike løsninger kan kanskje være av interesse?

BS: Vi tror WAP blir en parentes, som ikke vil få stor praktisk nytte.  Derimot kan vi allerede vise en løsning basert på PDA med søking mot Bibliofil via Web-gresnesnitt.
På brukermøtet vil vi demonstrere en annen ny løsning for trådløs portabel kommunikasjon internt i biblioteket.

AU: Funksjonalitet og praktisk layout på alle menyer og søkefelt veier tyngere enn et grafisk grensesnitt.


5 Systemutvikling


 5.1 Generell modernisering av systemet

AU: Kundene ønsker at BS skal bli ferdig med det planlagte grafiske brukergrensesnittet innen utgang av år 2000. Systemet må bli enklere, raskere og billigere med tiden. 
Kundene ønsker en ferdig Periodika-modul med bra funksjonalitet.
Fjernlånsmodulen bør kunne skilles på avdeling og brukes av flere samtidig. Det er ønskelig at BS jobber videre med overføring av regninger (automatisk) til kommunale faktureringssystemer, for eksempel KOMMFAKT. Flere ønsker kommer til uttrykk i "Bibliofil-brukernes kommentarer til Bibliofil-systemet og Bibliotek-Systemer As. - resultater fra gruppearbeidet".

BS: Det er fortsatt vårt mål å ferdigstille den grafiske modulen innen utgangen av 2000. 

Periodikamodulen er allerede ferdigstilt, og i bruk i et bibliotek.

5.2 Nye vendinger for å få publikum i sentrum

AU: Det er et stort ønske fra kundenes side at BS hjelper dem til å få publikums behov i sentrum. Det er viktig at bibliotekene blir tilgjengelige for publikum - uansett hvor de befinner seg - hjemme eller på jobben. Det "døgn-åpent bibliotek bør bli et faktum med hjelp av BS. Det må være en mulighet for publikum å reservere og fornye bøker, med mer. 
Felles bibliofil-lånekort kan også komme publikum til gode.

BS: Felles lånerkort jobbes det med, men det må løses på tvers av systemene, slik at alle bibliotekene kan ta del i løsningen.

AU: AU tolker materialet slik at Bibliofil må utvikle seg i samsvar med utviklingen i folkebibliotekene forøvrig. Bibliotekene blir mer brukerorientert. Derfor må også  Bibliofil  bli mer brukerorientert. Bibliofil bør gi både bibliotekansatte og publikum muligheten for å bruke interesseprofiler. Det bør bli mer interaktivt. 

Katalogisering av nettdokumenter blir mer og mer aktuelt. Kundene har begynt å bruke MARC-tagg 856 for registrering av nettdokumenters URLer. AU (ved lederen), vi oppfordre BS til å holde øyet på de mulighetene som kommer i forbindelsen med bruken av Dublin Core og Subject Based Information Gateways (SBIGS).

BS: Øyner vi en liten kjepphest her?


6 Policy

6.1 Samarbeid 

AU: BS bør oppmuntre småbibliotek til samarbeid for felles løsninger i regioner. Vestfold-modellen og enkelte folke- og skolebibliotek i Østfold (Halden og Moss) er eksempler på at et slikt samarbeid om Bibliofil kan fungere.

BS: Vi jobber for å utbre skoleløsningen vår, som er glimrende eksempel på gode løsgnienr for små bibliotek. Likeså er Vestfoldprosjektet.  Det jobbes med å få andre fylkesbibliotek til å ta ibruk denne løsningen.

6.2 Avtaler

AU: Kundene ønsker at BS skal informere sine kunder om eventuelle endringer av avtaler i skriftlig form. BS bør gi sine kunder muligheten for å ta opp spørsmål omkring endringene før disse trer i kraft. 

BS: Dette er en selvfølge.


7 Gruppene

AU satt sammen 8 grupper (i forhold til bibliotekenes størrelse) før brukermøtet fant sted. AU fikk notater fra 7 grupper etter presentasjonen av gruppenes resultater. Det vil si at flere personer byttet grupper / uteble pga. sykdom eller lignende. Endringene som ble gjort i gruppene ble beklageligvis ikke notert av AU og heller ikke notert av de fleste grupper på sine resultater. 

Opplysninger til AU om endringer i gruppene tas i mot med takk. Skriv til: arbutvalg@bibsyst.no
 

Gruppe 1: Trondheim folkebibliotek, Deichmanske bibliotek, Bergen Off. bibliotek, Bærum bibliotek, Drammen bibliotek

Gruppe 2: Østfold fylkesbibliotek, Nord-Trøndelag Fylkesbibliotek, Aust-Agder fylkesbibliotek, Møre og Romsdal fylkesbibliotek, Finnmark fylkesbibliotek, Sør-Trøndelag fylkesbibliotek, Hedmark fylkesbibliotek, Hedmark fylkesbibliotek, Vestfold fylkesbibliotek, Norsk Lyd- og blindeskriftsbibliotek, SFT, biblioteket

Gruppe 3: Levanger bibliotek, Svelvik bibliotek, Ballangen bibliotek, Verdal bibliotek, Røyken bibliotek, Våle bibliotek, Øvre Eiker bibliotek, Stord folkebibliotek, Kvinnherad bibliotek

Gruppe 4: Lier bibliotek, Askøy folkebibliotek, Søgne bibliotek, Nord-Odal bibliotek, Sør-Odal bibliotek, Alta bibliotek, Sogndal bibliotek, Farsund bibliotek

Gruppe 5: Horten bibliotek, Moss bibliotek, Bamble bibliotek, Rana bibliotek, Steinkjer bibliotek, Arendal bibliotek

Gruppe 6: Porsgrunn bibliotek, Ålesund bibliotek, Rana bibliotek, Halden bibliotek, Bodø bibliotek, Ringsaker folkebibliotek, Harstad bibliotek, Ålesund bibliotek 

Gruppe 7: Larvik bibliotek, Kongsberg bibliotek, Sandefjord bibliotek, Hamar bibliotek, Lillehammer bibliotek

Gruppe 8: Tønsberg bibliotek, Asker bibliotek, Fredrikstad bibliotek, Skien bibliotek

Se en detaljert liste over gruppedeltagere her. 
 


Materialet fra gruppearbeidet er systematisert, sammenfattet, tolket og presentert av Carol van Nuys, leder for Bibliofils arbeidsutvalg.

Tilbake  

Sist oppdatert 02.03.00 av arbutvalg@bibsyst.no