Bibliofils arbeidsutvalg

Referater / Protokoller  

Protokoll - møte mellom Bibliotek-Systemer A.s og Bibliofil-brukergruppens arbeidsutvalg 

Larvik, 12. februar 1999 - kl 11.30 - 15.30  


 Tilstede:  

Fra arbeidsutvalget: Carol van Nuys - Østfold fylkesbibliotek, Vidar Ringstrøm - Larvik bibliotek, Leif Hansen - Porsgrunn bibliotek og Trond Remme - Hammerfest bibliotek.  

Fra Bibliotek-Systemer A.s: Torkel Hasle og Ola Thori Kogstad. Torkel Hasle forlot møtet ca14.30 for å gå på et annet møte.  


  
Oppdatering av en kartlegging av Bibliotek-Systemer A.s ressurser:  

Arbeidsutvalget hadde forberedt møtet med BS ved å lese i rapporten "Analyse og vurdering av norske biblioteksystemer" - heretter kalt "rapporten" (1). Rapporten kartlegger organisatoriske, økonomiske og generelle forhold som anses å ha betydning for et biblioteks langsiktig samarbeid bl.a. med systemleverandøren Bibliotek-Systemer A.s. I tillegg gir rapporten en detaljert evaluering av deres system Bibliofil basert på en brukerundersøkelse og intervjuer av brukere og systemleverandøren.  

AU: I følge rapporten, hadde Bibliotek-Systemer A.s (heretter BS) 11 årsverk i 1995. Hvor mange årsverk har BS i 1999?  

BS: 13 årsverk, fordelt på våre 3 avdelinger: Utvikling (System), Teknisk og Salg/Økonomi.  

AU: Vi har lest at BS hadde 7 årsverk fordelt på utvikling, vedlikehold/service i 1995. Hvor mange årsverk har dere på avdelingene som tar seg av utvikling, vedlikehold/service i dag?  

BS: 9 årsverk. Utvikling (Service): Lill Bjørvik jobber 4 dager i uken med "problemer" som stort sett kommer som telefonhenvendelser eller e-post. Torkel Hasle jobber med tekniske problemstillinger - skrivere, osv., Ola Thori Kogstad (systemsjef) jobber med system og utvikling, Cato Kolås jobber med programutvikling og konvertering av katalogdata og Tore Morkemo jobber med programmering.  

Teknisk: Simen Boye Johannessen (50% på grunn av sykdom) og Gunnar N. Monsen jobber med tekniske problemer (hovedsakelig i form av telefonhenvendelser og e-post), Vegard Nilsen jobber allsidig og Roger Niva har spesialkompetanse om lyspenner og skannere.  

  


Arbeidskapasitet:  

AU: Har BS tilstrekkelig arbeidskapasitet?  

BS: Ja. For ca 14 dager siden hadde vi en gjennomgang av egen bedrift og kom fram til at når innkjøringsfasen med de nye bibliotekene (bibliotek som går over til Bibliofil fra Media) er ferdig og når Simen Boye Johannessen (som har vært langtidssykemeldt og jobber i 50%) blir friskmeldt, kommer vi tilbake til "normalen". Dette skal skje i løpet av sommeren 1999. Vi har ingen planer om å ansette flere i firmaet nå, men dette er en løpende vurdering som blir gjort.  

  


Prioriteringer:  

 AU: Hva prioriterer BS? Systemets vedlikehold, systemets videreutvikling eller systemets ekspansjon i retning av nye brukere?  

BS: Alle tre punkter blir prioritert.  
  


Vedlikehold/service:  

AU: I rapporten ble det kommentert at Bibliofil-brukere ofte opplever at alvorlige problemsituasjoner blir behandlet raskt, men at mindre problemer av mer funksjonell karakter blir behandlet forholdsvis langsomt. Denne beskrivelsen ser ut til å gjelde også i dag om vi skal dømme ut i fra flere av brukerhenvendelsene som har kommet til AU.  

BS: Vi er klare over at bibliotekene kan synes at det går lang tid. Vi får inn flere henvendelser hver dag og forsøker så godt vi kan å fordele dem og gi tilbakemeldinger.  

AU: Hvordan foregår vedlikeholdsarbeidet?  

BS: Oppgavene blir fordelt mellom de enkelte ansatte etter ansvarsområder. Enkelte ganger må alle arbeide med en bestemt sak om det er noe som "brenner".  

AU: Har dere retningslinjer i skriftlig form for arbeidet med vedlikehold?  

BS: Teknisk avdeling har møter hver uke der de planlegger kommende uke. Alle på teknisk vet hva de har å gjøre hver uke. De prioriterer løpende brukerstøtte. BS har skriftlige planer for alle avdelingene.  

AU: AU har et inntrykk av at problemmeldinger ikke blir så fort behandlet som før. Vi vet at brukerne ikke er fornøyd med den responstiden som BS opererer med og heller ikke alltid svarene som de får tilbake - uttrykket "halvveis arbeide" har vi hørt noen si om dette. Har dere tenkt over måter å kvalitetssikre deres service/vedlikeholdstjenester på?  

BS: I dag er det Gunnar (teknisk) eller Lill (utvikling/system) som får problem-meldingene. Disse to styrer dem videre til en ansvarlig saksbehandler. BS arbeider med å forbedre "problem", dvs. meldinger av problemer via e-post. BS gir brukerne umiddelbart en automatisk kvittering når problembrevet blir mottatt. BS har sagt at vi skal forsøke å gi en manuell tilbakemelding senest etter 3 uker.  

Et problem for oss er at bibliotek sender e-post om problemer direkte til BS-ansatte og ikke til e-postadressen "problem". En annen sak som kan være vanskelig er at det hender at bibliotekene ikke omgående sier fra til oss at et problem har blitt løst slik at vi slipper å arbeide mer med det. BS skal arbeide for å få bedre rutiner for restanseliste på "problem".  

BS får mange feilmeldinger som skulle ha gått til kommunens IT-avdelinger. Ansvar for de enkelte problemene må klargjøres. Spesielt nå når svært mange er gått over til å bruke PC’er.  

AU: Om bibliotekene sier sin mening om hvor viktig de anser at deres problem er, og om BS mener noe annet, bør da ikke biblikotekene få vite hvordan BS prioriteter problemet?  

BS: Vi vil se på dette. Vi kan f. eks. lage et felt for brukerens prioritering av problemet i brevmalen for problem.  

AU: Postlistene "problem-svar" og "forum" er opprettet for å støtte brukerne når disse kommer med sine problemer. AU anser disse listene til å være en god hjelp i mange situasjoner. Blir postlistene mye brukt?  

BS: Ikke så mye som vi ønsker. Enkelte ganger har vi vært fristet til å "tvangsinnmelde" enkelte bibliotek på postlistene. BS skal arbeide med å forbedre "problem-svar".  

AU: Hva slags politikk har BS med hensyn til oppgradering av programvare som dere selger?  

BS: BS holder på å oppgradere fra SCO UNIX til Slackware LINUX. BS har installert LINUX hos ca 50% av sine kunder. BS kommer ikke til å foreta fortløpende oppdateringer av operativsystemet LINUX. Web-serverprogrammet Apache som BS har installert på mange biblioteks servere og Bibliofil blir derimot oppdatert på en regelmessig basis. Det skal være installert samme versjon av Bibliofil-modulene hos alle bibliotek. BS skal sjekke at dette blir gjort.  

AU: I følge rapporten har BS blitt rådet å tenke på å ta en ISO 9000-sertifisering (kvalitetssertifisering) på service-området. Har BS gjort noe for å få en sertifisering siden 1995?  

BS: Vi har gjennomgått de fleste av våre rutiner og har kommet langt da det gjelder sjekklister og overvåkingsmuligheter. Vi er langt på vei med å kunne begynne på en sertifiseringsprosess, men vi har ikke kommet i gang med dette.  

AU: Flere bibliotek ville nok ha glede av at BS brukte sjekklister ved installeringer av programvare på PC’er (f. eks. installering av en ny versjon av LINUX). Er dette en idé?  

BS: Dette kan vi se nærmere på. Det er få bibliotek med LINUX på PC’ene.  

  


Systemutvikling:  

AU: Prioriteres systemets videreutvikling?  

BS: Ja, BS har akkurat blitt ferdig med to store utviklingsprosjekter, TKkat og Websøk: Tkkat er nå sendt ut til alle bibliotekene. Websøk er under testing (Bærum) og skal sendes ut til bibliotekene i løpet av 1. kvartalet 1999.  

AU: Hvordan planlegger BS arbeidet med videreutvikling av systemet?  

BS: Vi arbeider med ukeplaner. Avdelingen (utvikling/system) har møte hver 14. dag der de balanserer feilretting og utvikling for neste periode. "Aktive" og "passive" prosjekter blir fordelt blant de ansatte.  

AU: Vi lurer på hvordan brukernes prioriteringer av videreutviklingsprosjekter stemmer overens med BS prioritering av videreutviklingsprosjekter? Vi tenker spesielt på utviklingen av "en automatisk fornyelse av bøker via telefon" som ble diskutert på et brukermøte for en stund siden. Også videreutvikling/rettingen av den eksisterende OPAC er interessant for flere brukere.  

BS: Det er ikke alltid at brukernes og våre prioriteringer stemmer overens. Om BS hadde ventet på at brukerne skulle si til oss at vi skulle utvikle websøk, ville systemet ikke ha kommet så langt som det har kommet i dag. Utviklingen av "fornyelse av bøker via telefonen" kom ikke i gang. BS har tenkt å utvikle planer for fornyelser/reserveringer av bøker via webgrensesnittet. Dette forutsetter at bibliotekenes lånere får PIN-koder. Der er meningen at OPAC’ene skal bli erstattet av Websøk. Derfor blir ikke OPAC'ene oppgraderte. Feilretting på OPAC kan gjøres om det ikke gjelder altfor store ting.  

Ellers er videreutviklingen en prosess som går hele tiden. BS får innspill fra bibliotekene på de årlige brukermøtene. BS har også tilgang til bibliotekenes "problem" og får andre henvendelser om bibliotekenes behov. Bibliotekene kan også kreve ulike løsninger. I tillegg følger BS med på det som skjer rundt om i verdenen på IT-området og tar også "låneren" sine briller på seg for å utvikle helt nye konsepter.  

AU: Blir alle bibliotek orientert om nye program? Hvorfor har noen bibliotek fått programmet Webmin for administreringen av systemet via et webgrensesnitt, mens andre bibliotek ikke en gang har hørt om programmets eksistens?  

BS: Alle blir orientert om ferdige programmer som skal sendes ut. Webmin kan bare brukes hos bibliotekene som har fått installert LINUX. Webmin er ikke helt ferdig enda - spesielle problemer finnes fremdeles med administreringen av skrivere. Først når disse problemene er løst, kommer BS til å sende ut Webmin til bibliotekene.  

AU: I følge rapporten fra 1995 skulle BS ta i bruk Z39.50. Hva har skjedd på dette området?  

BS: BS er med i NorZIG-gruppen i Norge og jobber med andre om en norsk Z39.50 profil. Utviklingen går sent og BS mener at web-teknologien gjør bruken av Z39.50 mindre nødvendig enn det var tidligere. Z39.50 brukes i Samsøk 

AU: I følge rapporten fra 1995 skulle BS se på bruken av ILL. Hva har skjedd på dette området?  

BS: ILL (protokollet for Inter Library Loan) er ikke brukt i Norge. Det finnes ingen norske grupper som jobber med ILL. Vi har ikke prioritert ILL, men satser på web-teknologi og bruken av e-post.  

AU: I følge rapporten fra 1995 hadde ikke BS tatt i bruk EDI (elektronisk dokument utveksling) /EDIFACT. Hva har skjedd på dette området?  

BS: Vi har ikke tenkt å ta EDI/EDIFACT i bruk, men satser heller på bruken av web og e-post.  

AU: Har BS tenkt å gjøre noe for å øke systemets muligheter for å ta ut statistiske opplysninger? F. eks. LIS eller EIS?  

BS: BS tenker på forbedring av statistikken slik at biblioteksjefene kan fremlegge god dokumentasjon med utgangspunkt i ulike parametere. Muligheter for LIS kommer sannsynligvis til neste år.  

AU: I følge rapporten fra 1995 bruker BS en eldre versjon av CCL (Common Command Language) i Bibliofil. Har dere vurdert å gå over til den nyeste versjon av CCL?  

BS: Nei. Vi anser ikke at dette er viktig for brukerne. Opplæring i bruken av den nye versjonen ville koste mer enn de få fordelene som kommer med en ny versjon.  

AU: Det finnes ca 14 fylkesbibliotek som bruker Bibliofil. I dag finnes det ingen muligheter for å ta ut statistiske rapporter som er tilpasset fylkesbibliotekenes spesielle behov. Kan dere utvikle enkle menyer for fylkesbibliotekstatistikk? Helst med webgrensesnitt og som krever kun noen få tastetrykk/museklikk?  

BS: Dette skal vi se mere på.  

AU: Hva slags strategi har dere for Bibliofil 

BS: Vi vil jobbe for å få alle moduler tilgjengelige på det grafiske grensesnittet og en tjener-klient-arkitektur.  

AU: I følge rapporten har BS hatt litt vanskeligheter med å holde tidsfrister for leveranser av nye programmer. AU har fått enkelte henvendelser fra bibliotek om f. eks. utsendingen av programmet Websøk. (BS lovet sine brukere på brukermøtet i Harstad i september 1998 at programmet skulle "snart" være ferdig for leveranse.) Hva har dere gjort for å holde tidsfrister?  

BU: Vi har som tidligere nevnt hatt kapasitetsproblemer i forbindelse med langtidssykemeldinger og konvertering av dataene til de nye Bibliofil-bibliotekene. Dette har vært utenom det "normale". Vi legger gode planer, har gjennomgått våre rutiner, mm.  

  


Ekspansjon i retning av nye brukere?  

AU: Prioriteres systemets ekspansjon i retning av nye brukere?  

BS: Ja. Den siste tiden har vært helt spesielt på denne måten. Det kan gå lang tid mellom hver gang et bibliotek bytter system. BS har valgt å ta i mot bibliotekene som ønsker å kjøpe Bibliofil. BS har vurdert om de skal avslå bibliotek, men har bestemt seg for ikke å gjøre det. BS er klar over at firmaet i første halvår 1999 ikke har så stor kapasitet som ønskelig for service til eksisterende bibliotek.  

  


Formidling av opplysninger mellom brukere og BS:  

AU: Hvordan blir kundene orienterte om planene for vedlikehold/service, videreutvikling og ekspansjon?  

BS: Kundene blir informert på brukermøtet, via e-postlisten "info", via våre hjemmesider og i publikasjonen som heter "500' taggen".  

AU: Er arbeidsutvalget en passende partner for å hjelpe til med formidling av brukernes behov og opplysning fra BS til brukerne?  

BS: AU har et mandat som ligger til grunn for dets arbeide og der inngår å være en formidlende kanal for brukerne. AU er helt uavhengig av BS. Brukermøtet kan gjerne forandre på AUs mandat og opprette nye arbeidsgrupper for systemmodulene, mm. BS har nok kanaler - "info", "500’taggen", brukermøtet (med underliggende grupper), forum, hjemmesider, mm.) - til å kunne formidle sine opplysninger. Det som kan være en mangel (sett fra vår side) er at ting som blir skrevet i postlistene til RBT og SB ofte blir oppfattet som "reklame".  

AU: AU vil gjerne høre mer om møtevirksomheten til særgruppene (katalog, utlån, tilvekst, søk, mm.). Kan dere sørge for at AU får møteinnkallinger som går til disse gruppene?  

BS: Ja. Dette kan og skal gjøres.  

AU: Vi har hørt at det er få møter - om noen - innenfor enkelte av særgruppene. Vi mener at det bør være en viss aktivitet i gruppene.  

BS: BS kan si at særgruppene bør ha møte 1 gang pr. år.  

AU: Det er alltid viktig å informere / orientere brukerne om det som skjer. Mange brukerspørsmål er sikkert gjengangere. Kan det være en idé å lage en webside som gir svar til ofte-stilte spørsmål (FAQ)?  

BS: BS skal legge ut en FAQ på sine hjemmesider.  

AU: Fordi det ikke står en dato på BS hjemmesider er ofte vanskelig å vite om opplysningene er oppdaterte. Kan dere legge til opplysninger om "sist revidert"?  

BS: BS har opplysninger om "sist revidert" på sine interne sider. Dette skal også gjøres på de eksterne websidene.  

AU: Det har vært lite informasjon fra BS om at mange nye bibliotek kjøper Bibliofil og om alt arbeide som følger med i form av datakonvertering og opplæring. Kan dere sende ut litt informasjon om dette til deres "gamle" kunder?  

BS: BS skal sende informasjon til sine brukere om dagens arbeidssituasjon.  

AU: Bibliotek som forsøker å nå kontakt med dere blir ofte henvist til å bruke "problem". Om problemet består i at bibliotekets nettverk/maskiner er nede er bruken av e-post umulig. Det kan også hende at telefonforbindelsen kan være brutt. Kan dere opprette en rutine for å få forbindelse i krisesituasjoner?  

BS: BS skal vurdere å ha en "nød"mobiltelefon som kundene kan ringe når all annen kommunikasjon er umulig.  
  


År 2000-problematikk:  

AU: BS har sagt (og skrevet) at Bibliofil er gjennomgått og testet med hensyn på håndtering av datoproblematikken omkring år 2000. Videre har dere sagt (og skrevet) at applikasjonen (Bibliofil) har nå ikke kjente / sannsynlige problemer knyttet til år 2000.  

AU lurer på om BS gir en garanti for disse punktene.  

BS: Biblioteksystemer garanterer at Bibliofil og LINUX takler år 2000-problematikken. BS skal orientere sine brukere om dette ved å lage en egen hjemmeside om dette.  

AU: Har BS tenkt å stille mannsterkt ved tusenårskifte dersom bibliotekene opplever problemer med å stille maskinklokkene, mm?  

BS: BS lager ikke store planer for tiden rundt tusenårskiftet, men hjelp til bibliotekene inngår i deres serviceavtaler.  
   

 Vidar Ringstrøm  
(sign.)
 Leif Hansen  
 (sign.)
Trond Remme  
 (sign.)
Torkel Hasle  
(sign.)
 Ola Thori Kogstad  
 (sign.)
Carol van Nuys  
 (sign.)

   18. februar 1999



(1) Schade Poulsen, Bente Analyse og vurdering av norske biblioteksystemer / Bente Schade Poulsen og Bo Harder Weymann. - Rana : Strategisk IT-analyse for folkebibliotek 1995-2005, 1996. - 161 s. - (Strategisk IT-analyse for folkebibliotek 1995-2005. Rapport ; 1). - ISBN 8299380618 (h.) 

Tilbake
Sist endret 05.03.99