Til AU's hovedside

Retningslinjer for samarbeid mellom Bibliotek-Systemer As og brukerbibliotekene


1.Brukermøter     2. Arbeidsutvalget    3. Fagutvalg  4. Valgkomiteen

1.Brukermøter

Generelt

Brukermøtet er et forum for kontakt og faglig samarbeid mellom brukerbibliotekene og systemleverandøren. Andre parter kan innkalles til møtet etter behov.

Kontrakter mellom det enkelte bibliotek og Bibliotek-Systemer As har prioritet framfor brukermøtets avgjørelser.

Brukermøtet har rådgivende myndighet overfor systemleverandøren når det gjelder saker som angår videreutvikling av Bibliofil, herunder prioritering av satsningsområder. Bibliotek-Systemer As oppfordres til å ta hensyn til brukermøtets ønsker og krav.

Brukermøtet har formell myndighet når det gjelder saker som angår organisering av brukermøter, arbeidsutvalg, fagutvalg og andre fora underlagt brukermøtet

  • Opprettelse/nedleggelse av fagutvalg og andre samarbeidsorgan

  • Valg av medlemmer til arbeidsutvalg, fagutvalg og valgkomite

  • Fastsettelse av mandat/regelverk for brukermøter, arbeidsutvalg, fagutvalg og valgkomité.

Valg avgjøres ved simpelt flertall blant de fremmøtte representanter for brukerbibliotekene.

Praktisk gjennomføring

Brukermøter avholdes minst en gang pr. år. Innkalling skal sendes ut minimum 1 måned i forveien. Detaljert saksliste kan evt. sendes ut senere.

Deltakerne betaler selv reise- og deltakeravgift. Medlemmer i Arbeidsutvalget får dekket nødvendige utgifter i forbindelse med Brukermøtet. Leder av fagutvalgene får dekket deltakeravgift, samt en overnatting.

Vertsbiblioteket får 2 dagpakker gratis pr dag, men de må melde seg på.

Arbeidsutvalget har ansvar for å arrangere møtet i samarbeid med Bibliotek-Systemer As.

Arbeidsutvalgets oppgaver vedrørende brukermøtet:

  • Fastsette tid og sted for brukermøtet, bestemme program og sette opp saksliste.

  • Møteledelse og praktisk gjennomføring, herunder samarbeid med evt. lokalt bibliotek.

  • Informasjon til brukerbibliotekene om møtet.

  • Legge til rette for deltakelse fra de ulike bibliotekene når det gjelder ønsker og krav til saker som skal tas opp og praktisk gjennomføring.

Biblioteksystemers oppgaver vedrørende brukermøtet:

  • ansvar for påmelding, fakturering

  • kontakt med hotell/kurssted

Fagutvalgenes oppgaver vedrørende brukermøte:

  • Bistå Arbeidsutvalget med praktisk gjennomføring av møtet

Annet

Egne brukermøter for bibliotekledere arrangeres ved behov. Initiativ til slike møter kan komme fra Biblioteksystemer eller fra brukerbibliotekene via arbeidsutvalget. Bibliotek-Systemer As er ansvarlig for gjennomføring av disse møtene, eventuelt i samarbeid med Arbeidsutvalget.

2. Arbeidsutvalget

1. Arbeidsutvalget består av fire personer valgt av brukermøtet. Ulike typer bibliotek skal være representert. Det velges to vararepresentanter. Utvalget velges for to år av gangen. Utvalgets leder velges av brukermøtet for ett år av gangen. Det bør alltid sitte igjen to fra det gamle AU når det velges nytt, dvs. det er to på valg hvert år.  

2. Utvalgets oppgaver består i å samle inn henvendelser fra brukerne, holde kontakt med fagutvalgene og i samråd med Bibliotek-Systemer A.s å arrangere brukermøtene. Tidspunkt og sted for neste brukermøte bestemmes av Arbeidsutvalget. Utvalget står ansvarlig for den faglige gjennomføringen av møtene, utarbeider saksliste og legger frem forslag til prioritering av ønsker overfor Bibliotek-Systemer As.

 3. Arbeidsutvalget representerer brukerne i generelle sammenhenger overfor Bibliotek-Systemer As. 

4. Alle bibliotekene betaler et (frivillig) årlig tilskudd som svarer til deres størrelse sett i forfold til bruksretter,  for å finansiere 1-2 årlige møter i Arbeidsutvalget + dekke utgiftene til brukermøtet (ikke reiseutgifter) for lederne i fagutvalgene (se 3.5)

Vedtatt på brukermøte Hamar 2000: http://www.arbeidsutvalget.no/Referat_Hamar00.html, anbefalt av bibliotekledermøte 2000 og bidragets størrelse justert på bibliotekledermøte våren 2005.

Arbeidsutvalget forplikter seg til å presentere et regnskap for sin virksomhet.

Fordelingsnøkkel - finansiering:

Antall bruksretter

Sum pr halvår

Sum pr år 

1 - 10 bruksretter

kr 150

kr 300

11 - 50 bruksretter

kr 300

kr 600

51 eller flere bruksretter

kr 550

kr 1100

3. Fagutvalg

  1. Fagutvalgene skal bistå systemleverandøren i utviklingen av Bibliofils ulike moduler.

  2. Fagutvalgene skal bestå av medlemmer fra brukerbibliotek og systemleverandør.
    De store fagutvalgene katalog, søk og utlån, skal ha minst fire representanter fra brukerbibliotekene og minst en representant fra systemleverandør.
    Fagutvalg for brukertjenester skal bestå av 1 representant fra fagutvalg for utlån, 1 representant fra fagutvalg for katalog og 1 representant fra fagutvalg for søk og 2 representanter fra bibliotekene (1 fra bibliotekene og 1 fra skolene).
    De mindre fagutvalgene skal ha minst tre representanter fra brukerbibliotekene og minst en representant fra systemleverandør.
    Medlemmene velges for 2 år av gangen. Leder velges av Brukermøtet for ett år av gangen.

  3. Ulike typer bibliotek bør være representert.

  4. Fagutvalgene kommuniserer jevnlig via e-post. De store fagutvalgene bør i tillegg ha minst et møte pr år. De andre fagutvalgene har møter etter behov. Nyoppretta fagutvalg skal ha møte seinest fem måneder etter Brukermøtet. Det enkelte fagutvalget, ved leder, kontakter Bibliotek-systemer As når det ønskes møte i fagutvalget. Bibliotek-Systemer As innkaller til møtene.

  5. Leder av hvert fagutvalg, deltar på Brukermøtet og bistår Arbeidsutvalget i gjennomføringen av dette. Hvis ikke den som er leder av utvalget kan delta på møtet, kan utvalget bestemme at en annen skal få tilskudd fra AU og dermed også påta seg arbeidsoppgavene. Deltakerutgiftene dekkes av bibliotekenes årlige tilskudd til Arbeidsutvalget, andre utgifter (f.eks. reiseutgifter, diett) dekkes ikke.

  6. Medlemmene av fagutvalgene plikter å melde fra til Arbeidsutvalget og sitt eget fagutvalg hvis de ikke lenger kan delta i utvalgsarbeidet (f.eks. ved permisjoner).
    Arbeidsutvalget ber valgkomiteen finne et nytt medlem som skal fungere fram til neste valg. Nyoppnevnte medlemmer kommer på valg ved neste Brukermøte.

  7. Fagutvalgene v/leder skal skriftlig informere Arbeidsutvalget om sitt arbeid. Dette gjøres to ganger pr år, innen 1.desember og 1. mai. Arbeidsutvalget formidler dette videre til brukerbibliotekene via Forum.
    Brukerbibliotekene melder endringsforslag og synspunkter vedrørende de respektive moduler direkte til fagutvalget, med kopi til forum@bibsyst.no. Fagutvalget plikter å gi svar til forslagsstiller, med kopi til forum@bibsyst.no

  8. Fagutvalgenes arbeid suppleres av testgrupper ved utvikling eller større endring av moduler. Disse testgruppene opprettes og nedlegges av Bibliotek-Systemer As ved behov, men tilhørende fagutvalg skal alltid inngå som medlemmer i testgruppene.

  9. Brukermøtet har det formelle ansvaret for å opprette/nedlegge et fagutvalg, velge medlemmer og godkjenne mandatet.

  10. Møter i fagutvalgene som innkalles av Bibliotek-Systemer As, dekkes av dem.
     
  11. Refusjon av reiseutgifter i forbindelse med møte i fagutvalg:
    Bibliotek-Systemer As refunderer direkte reiseutgifter, som hotell, fly, tog, buss, parkering, osv., evnt. kjøregodtgjørelse.
    I de tilfeller man har så lang reise at man må kjøpe et måltid på veien, refunderes også det mot fremlagt kvittering.
    Bibliotek-Systemer As gir ikke diettgodtgjørelse utover dette.
    Lag en oppstilling over utgiftene og summer.
    Husk kontonummer!
    Originalkvitteringer sendes i posten til Bente Hasle.
    Bibliotek-Systemer As godtar ikke kopier sendt på e-post.

4. Valgkomiteen

Valgkomiteen utpekes av brukermøtet. Valgkomiteen består av to representanter og en vararepresentant. Komiteen velges for to år av gangen. Det bør alltid sitte igjen en representant fra den forrige komiteen. Valgkomiteen foreslår medlemmer til Arbeidsutvalget, til fagutvalgene og til valgkomiteen. 

Til Biblioteksystemer AS hjemmeside

 |Brukermøter |  Arbeidsutvalget |  Fagutvalg |  Valgkomite |  Retningslinjer |

Sist oppdatert 07.04.06 av arbutvalg@bibsyst.no