Referat fra brukermøte i Bibliofil 1991:1

Tid: 4. juni 1991.
Sted: Peter Wessel

Møtet ble åpnet og ledet av Leif Hansen, Porsgrunn bibliotek.

Arbeidsutvalget, valgt for 1 år i juni 1990, har bestått av:

Grethe Kolberg, Asker bibliotek
Gerd Simonæs, Telemark distriktshøgskole
Brita Bjørken Eriksen, Oslo Handelshøyskole
Leif Hansen, Porsgrunn bibliotek

Arbeidsutvalget har fått få henvendelser. Bibliotekene oppfordres til å bruke arbeidsutvalget mer aktivt.

Informasjon fra Biblioteksystemer

1. Organisasjonsplan / Torkel Hasle:

Daglig leder
Torkel
Salg
Økonomi
Utvikling Teknikk
Support
Per Magnus
Anne/Bente
Torkel
Marianne/Tore
Øyvind
Trygve
Regnskap
Faktuerering
Markedsføring
Demoer
Tilbud/oppfølging
Kontrakter
Kursadm.
Prosjektadm.
Kontroll
Nyutvikling
Vedlikehold
Feilretting
Dokumentasjon
- Bibliofil
- Amandus
- Kommunix
Konsulentoppdrag
Installasjon
Teknisk service
Vedlikeholdsavtaler
Reservedeler
Kundehenvendelser
Egen maskin
Nettverk
Innkjøp
Logoer

Kontraktsfestet utvikling for Statens forurensingstilsyn og Lyd- og blindeskriftbiblioteket er nær avsluttet. Det vil si at det frigjøres kapasitet for utvikling.

Ansvarsfordeling utvikling: Utlån: Tore
Katalog/Søk: Torkel
Tilvekst: Marianne

2. Nye brukere og markedsutsikter / Per Magnus:

Andøy bibliotek Bamble bibliotek
Bergen offentlige bibliotek
Halden bibliotek
Møre og Romsdal fylkesbibliotek
Risør bibliotek
Sortland bibliotek
Vestre Toten bibliotek
Ålesund bibliotek
NKI-biblioteket

Totalt er det 407 arbeidsplasser innen folkebiblioteksektoren og 67 arbeidsplasser innen fagbiblioteksektoren.

Det arbeides for øyeblikket med tilbud til følgende bibliotek:

Norske avdeling, UBO (15 arbeidsplasser)
Nordre Nordland fylkesbibliotek
Søndre Nordland fylkesbibliotek
Rogaland fylkesbibliotek
Buskerud fylkesbibliotek
Nord-Trøndelag fylkesbibliotek

De tre siste er Media-brukere. Buskerud har sagt opp sin avtale med Kommunedata, så Biblioteksystemer er i en reell konkurransesituasjon.

Bibliofil har fatt ny prisstruktur fra 1. juni 1991:

Det er innført et terskelsystem for samtidige brukere. Oversikt over priser fås fra Biblioteksystemer.

3. Kontakt med brukerne / Øivind:

Biblioteksystemer får 3 typer av spørsmål fra brukerne:

Ønsker Problemer/spørsmål Panic!
El.post til El.post til Telefon til
Arbeidsutvalg "problem" "problem"

Klartekst: Bruk el. post. Telefon brukes bare i alvorlige situasjoner! Telefonhenvendelser fører til avbrudd i arbeidet, og dermed forsinkelser.

Arbeidsgangen ved behandling av henvendelser med el.post er:

Brukeren
Problem/spørsmål oppstår hos brukeren
El.post til "problem" mail problem
Beskrivende melding m. feilmeldinger punktvis
Tilbakemelding fra B-S Svar på henv. Med tidsestimat
Problem løses
Tilbakemelding

Brukermøte ønsker ikke et automatisk kvitteringssystem som bare bekrefter at problemet er mottatt hos Biblioteksystemer. Brukermøtet ønsker en tilbakemelding som sier noe om når problemet blir behandlet. Problemer av generell interesse merkes slik at det synes at det er en generell melding, og sendes alle.

Ragnar Nordli etterlyste informasjon ved utsendelse av nye versjoner av programmer. Det er ønskelig med informasjon om hvorfor ny versjon sendes ut. Brukermøte har bedt om dette tidligere, og i perioder har det fungert tilfredsstillende. Torkel svarte at det ofte er vanskelig å gi informasjon på et nivå som brukerne vil ha nytte av, men vil prøve å gjennomføre det på en tilfredsstillende måte.

I dag har forskjellige brukere forskjellige versjoner av programmer fordi rutinen er slik at bibliotek som har meldt en feil først får tilsendt endret program. Deretter blir den nye versjonen distribuert til øvrige bibliotek. Det siste leddet har mange ganger blitt glemt. Det skal nå innføres nye rutiner som skal sikre at alle har samme, og siste, versjon av programvare. Det blir etablert et register over brukerne med programvare. Registeret vil bli regelmessig sjekket for å se at alle bibliotek er ajourført.

Fagutvalgenes arbeid siden sist:

Tilvekst v/Torkel:

Det ble sendt ut ny versjon av tilvekst i begynnelsen av 1991. Det er ikke aktivitet på tilvekst nå. Arbeidet kan tas opp igjen rundt årsskiftet.

Katalogisering v/Sidsel Moum:

Utvalget har hatt et møte for hele gruppen, samt noen mindre møter for brukerrepresentantene i utvalget, Utvalget prioriterer autoritetsregistrene høyest, og de er tidligere lovet til sommeren. Utvalget har derfor lagt andre problemer til side.

Problemer som må behandles:

Kommentar fra Torkel: Autoritetskontrollen skal revideres til "det ugjenkjennelige". Den blir parameterstyrt, slik at en blant annet kan definere søkekvalifikatorer selv. Utviklingsarbeidet er kommet langt, implementering gjenstår.
Når nytt autoritetsregister legges inn, vil det genereres poster ut ifra de permanente postene i basen. Bibliotek som har bygget opp registre i dagens system må gi Biblioteksystemer beskjed om de skal brukes videre.

På spørsmål fra Gunvor Melhus svarte Torkel at det vil bli mulig å beholde henvisninger selv om man skroter det gamle autoritetsregisteret. Lars Hansen Juvik ønsker et vindu i katalogskjema for å arbeide mot andre moduler. Det vil bli tilgang til autoritetsregisteret fra katalogskjema. Spørsmål om vindu sendes kataloggruppen.

Det ble uttrykt ønske om bedre planlegging av fremdriften. Torkel påpekte at Biblioteksystemer må drive bedriftsøkonomisk, og forholde seg til de ressurser som finnes. Per Magnus føyet til at BS er i vekst, at veksten har resultert i den nye organisasjonsplanen som forhåpentligvis vil føre til bedre samspill. Han understreket også at utviklingen krever Torkels tid - vær bevisste - belast ikke Torkel unødig!

Musikk v/ Hans J. Gjerløv:

Musikkutvalget skulle vært innkalt til møte i Katalog. Det er ønskelig med en i BS som har ansvaret overfor Musikkutvalget. Siren Steen, BoB og Torkel har sett på katalogskjema for musikaler. Skjemaet vil bli formidlet til bibliotekene. Det er mange lokale ønsker ute og går, så det er vanskelig å komme frem til et felles skjema. Gunvor Melhus: Kataloggruppen mener alle media bør ha ett generelt skjema hver, så får de forskjellige bibliotek supplere etter behov. Et skjema for musikk er ikke laget ennå.
Når bibliotek lager løsninger for eget bibliotek, kan disse sendes kataloggruppa, som evt. kan bruke/distribuere løsningene.

Utlån v/Arvid Hoff:

Det er krav om større grad av parameterstyring i utlånsdelen. Kravene ble behandlet på forrige "bruker-cruise". Kravene ble gjennomgått i møte i januar. Kommentarer og forslag ble innarbeidet. Torkel: Kravene er klare. Bordet fanger! Arbeidet med utlånsdelen settes igang, og det nytter ikke å komme med nye forslag før i en ny fase om et år eller to. Fremdriftsplan vil bli laget.

Brukermøtets forslag til prioriteringer:

  1. Autoritetsregistre
  2. Utlån
  3. Statistikk
  4. Tidsskriftanalytter
  5. Innkjøp

Arbeidsutvalget hadde også foreslått periodika og pub-søk på prioriteringslisten. For begge modulene må det formuleres krav. Brukermøtet ønsker ikke å sette modulene på prioriteringslisten nå, fordi BS allikevel ikke rekker å arbeide med dette foreløpig. Statistikk og autoritetsregistre har vært høyest prioritert tidligere.

70-80% av arbeidet med autoritetsregistre er ferdig. Det gjenstår 1-2 månedsverk.

Tidsskriftanalytter: flere bibliotek ønsker å importere poster fra BIBBI til ekstern base som indekseres og gjøres søkbar. Det vil kreve ca. 1 ukes arbeid, og arbeidet skal være utført innen utgangen av juni.

Utlån: det gjenstår ca. 4-6 månedsverk

Statistikk: et er et spørsmål både om feilretting og nyutvikling. Nyutvikling vil kreve kravspesifikasjonsarbeide, og det er vanskelig å estimere tidsbruk. Tilgjengelige statistikkfunksjoner vil bli rettet slik at de fungerer til årsskiftet.

Ragnar Nordli pekte på verdien som ville ligge i at systemansvarlige i bibliotek/grupper av bibliotek trekkes opp på et nivå som gjør at de lærer seg å bruke redskaper og utvikle nyttige rutiner, som f.eks. å hente ut ønsket statistikk.
Løsningene vil kunne dokumenteres og distribueres til andre. En forutsetning er starthjelp, f.eks. i form av videregående UNIX-kurs i Biblioteksystemers regi.

Eirik Gaare ba BS følge med i utviklingen av standarder. Torkel forklarte problemene de har med standarder. Et typisk eksempel er CCL som ennå ikke har en vedtatt standard for. Det ble understreket at det er viktig med en standardisert oversettelse til norsk av CCL.

Jan Bruusgaard, Statens bibliotektilsyn, fortalte at de har startet et prosjekt ved Larvik bibliotek innen prestasjonsmålinger. Målingene som gir statistikk utover den tradisjonelle statistikken som brukes for avlevering, er viktige styringsverktøy for bibliotekene.

Opprettelse av nye komiteer:

Pub-søk: Katalogutvalget suppleres med to personer Liv Vennevik, Trondheim folkebibliotek og Else-Margrethe Bredland, Agder distriktshøgskole.

Statistikk: Utlånsutvalget suppleres med Ingrid Terland, Agder distriktshøgskole.

Torkel Hasle: Perspektiver eller mulig utvikling videre:

Plattformen som er valgt så langt er fornuftig, men selv om en bygger på standarder, så er standardene i bevegelse. Utviklingen gir nye muligheter, det er drakamp om hvem som skal dominere utviklingen, og vi vet lite om fremtiden. Databehandlingen blir preget av nettverk, nettverket vil bli kjernen i datasystemet.

Utviklingen tilsier at vi sannsynligvis aldri får et stort, integrert biblioteksystem, desentraliserte system koblet sammen i ulike nettverk er fremtiden. Datasystemene må kommunisere med hverandre, slik at brukerne får de beste løsningene. I dag er det ikke kommunikasjon mellom systemutviklere i forskjellige systemer.

Løsningene vokser seg stadig mer komplekse. Et spørsmål som må stilles er om vi ikke må forenkle reglene fremfor å komplisere systemene.

X-25 kommunikasjon bør installeres i alle fylkesbibliotek. Oppsettet skal prøves mellom Biblioteksystemer og Deichman. Oppsett for full x.25 kommunikasjon koster rundt kr. 30.000.-

BS må selge for å overleve. Foreløpig tjener de bare ca. 50% på eksisterende brukere. BS vurderer andre maskiner enn Altos for å få mulighet til en flerprosessor og for å få et bredere tilbud.

Spørsmålsrunde:
Gerd Simmonæs ville vite om man kan hente marc-poster fra CD-rom til ekstern base. Biblioteksystemer kan i dag levere pc med cd-romspiller, og sette dette opp slik at det kan brukes. PC med CD-rom koster nå ca. kr. 25.000,-.

Gunhild Salvesen meddelte at hun har sagt opp sin stilling ved Rendalen bibliotek for å studere ved SBIH, og tilbød seg å gå ut av Kataloggruppen. Det ble enstemmig uttalt at det var viktig å ha henne i gruppen, så hun fortsetter.

Kristin Havstad, Fredrikstad, fortalte at det fungerer fint å levere data til samkatalogen på diskett. Data kan også sendes via mail til samkatalogen. Det ble opplyst at samkatalogen har 5 mndrs etterslep. Det som er levert i den senere tid er ikke kommet med i den nye CD-rom'en. Ved direkte overføring til samkatalogen er det ønskelig med en sperre på tid slik at poster ikke blir overført før de er klare på hyllen. Det ble svart at det var en stor prosess. Det foreslås derfor å styre utskriftene til samkat. manuelt. Ragnar Nordlie fikk bekreftende svar på at det går an å fjerne poster fra samkatalogen.

Lars Hansen Juvik: Vi må bli flinkere til å bruke elektroniske oppslagstavler. På UiO er det nå etablert et Bibliotekmøte. Referat fra samlingen Bibliotek 2020 blir bare gitt her. For info om hvordan en kobler seg opp mot møtet, kontakt Norsk bibliotekforening. Ønsket om etablering av oppslagstavle i Bibliofil ble ikke utdypet videre. Det ble henvist til el.post. som kan brukes mer effektivt enn i dag.

Det er viktig å etablere kontakt mellom BIBSYS og BS. Det brukes killioner av offentlige midler til utvikling - det burde BS dra nytte av.

Eksportrutinene fra BIBSYS skulle være ferdige våren 1991 - det er ønskelig å kunne hente poster fra BIBSYS.

Lars luftet også ideen om reiseutjamningsmidler til brukermøtene.

Jan Bruusgaard gjorde oppmerksom på at bruk av NTB-basen bare koster kr. 400,- pr. år, og at høgskolebibliotekene har adgang til å bruke NTB-tekst i henhold til avtale mellom NTB og KUF.

Arbeidsutvalg:

Det ble besluttet at det nåværende arbeidsutvalg blir sittende til neste brukermøte. Arbeidsutvalgets forslag til mandat for AU med 2 tilleggspunkter foreslått av Lars Hansen Juvik blir bearbeidet videre av Arbeidsutvalget.

Forslag til mandat for Arbeidsutvalget

  1. Arbeidsutvalget består av fire personer valgt av brukermøte. Sammensetningen skal være to fra fag og to fra folkebibliotekene. Utvalget velges for to år av gangen. Utvalget velger selv sin leder. (Det ble påpekt at en fra hver sektor første gang velges for 1 år, slik at ikke hele arbeidsutvalget byttes ut samtidig)
  2. Utvalgets oppgaver består i å samle inn henvendelser m.m. fra brukerne og i samråd med Biblioteksystemer A/S å arrangere to årlige brukermøter. Utvalget står for den faglige gjennomføringen av møtene, utarbeider saksliste og legger fram forslag til evt. prioritering av arbeidsoppgaver.
  3. Utvalget skal koordinere fagutvalgenes ønsker og diskutere videreutviklingsoppgaver på kort og lang sikt med Biblioteksystemer
  4. Arbeidsutvalget representerer brukerne i generelle sammenhenger overfor Biblioteksystemer A/S.

For egen regning sier referentene takk for et nyttig og hyggelig møte!

Else-Margrethe Bredland, Ingrid Terland