Referater

REFERAT FRA MØTE I FAGUTVALG FOR UTLÅN ONSDAG 19. APRIL KL 10-15

Tilstede fra fagutvalg for utlån:
Stine Bye Arnes, Bærum bibliotek
Gun Odny Nornes, Haugesund folkebibliotek
Magnus André Wandås, Ullensaker bibliotek
Bjørn Risjord, Arendal bibliotek

Fraværende:
Mildrid Liasjø, Sør-Trøndelag folkebibliotek

Tilstede fra Bibliotek-Systemer AS:
Tore Morkemo
Odd Arne Jensen
Marie Eikeland, referent

Saksliste:
1. Gjennomgang av referat fra forrige møte
Forenklet låneregistrering:
Fortsatt ønske om en sjekk på om låneren er nasjonal låner tidlig i prosessen. Tore ser på muligheten til å få til dette.

Ønske om tydeligere markering av de som har registrert seg på nett, «gjestelåner» kan misforstås, ser på mulighet for å endre teksten.

Fortsatt ønske fra Bærum om å slå opp innlånt bok i innlånsfanen direkte fra liste over lån/reserveringer.

Fortsatt ønske fra Bærum om å få et varsel ved innlevering av innlånsbøker som står til avhenting, nå returneres de uten noen mulighet til å avbryte.

Fortsatt ønske fra Bærum om å kunne se lånernummeret til bestillende låner hos eierbiblioteket ved Norgeslånsbestillinger og vanlige fjernlån. Dette er mulig i Mikromarc.
Burde være mulig å få til.

2. NCIP-status
Noen kjente feil hos Mikromarc og Bibsys som det jobbes med. Uvisst når Koha – og etterhvert Axiell – har NCIP i drift. Signaler fra Deichman tyder på at Koha skal ha det på plass etter sommeren.

Fagutvalget savner oversikt over sine lån på «mine sider» i Oria. Tore skal ta opp dette med systemleverandør-gruppa.

3. Nasjonalt lånekort – hvordan blir ansvarsfordelingen NB/Biblioteksystemer når NB tar over driften?

NB overtar det økonomiske ansvaret for videreutvikling. Utviklingsønsker bør gå til Nasjonalbiblioteket.

Vi skal fortsatt drifte tjenesten.

Tjenesten Nasjonalt lånekort blir viktigere og viktigere, brukes til autentisering for flere tjenester.

4. Bibliofil og ny klientløsning/Bibliofil på web – ønsker og planer for videreutvikling

Det blir nå mulighet til å låne ut i Bibliofil på web. Tore og Odd Arne viste oss dette.

Bokkasselån: Man definerer bokkasser i tkUtlån, dvs man låner ut materiale til en bokkasse og alarmen blir da slått av. Når man kommer til barnehagen, stranda, festivalen mm kan man låne ut videre til låneren.

I Bibliofil på web ser du bokkassa, finner riktig tittel, slår opp låneren og låner ut. Kan også låne ut ved å skanne eller skrive inn strekkoden.

I tkSøk står titlene først «utlånt til bokkasse», regnes som vanlig utlånt når den blir utlånt videre til en låner.

Også mulighet til å gjøre et ordinært utlån av vilkårlig tittel, men da får vi ikke slått av alarmen.

Vil komme mulighet til å registrere lånere i Bibliofil på web. Det må defineres et minimumskrav til data, bør gjøre det så enkelt som mulig.

Saksbehandlingsverktøy: Odd Arne viste oss det nye Saksbehandlingsverktøyet. Man kan registrere saker på låner, referansespørsmål, gjenglemte ting ol., evt interne saker. Toveis-kommunikasjon med låneren, e-post er standard kommunikasjonsform, kan velge sms.

Ansvarlig (bibliofil)bruker varsles når låneren sender tilbakemelding. Sakene er synlig ved låneroppslag i Bibliofil på web. Låner kan se sine saker i MappaMi.

Nå er det et rent tekstformat uten mulighet til å legge til bilder, url’er ol. Dette er også et spørsmål om sikkerhet.

Tore nevnte muligheten for at utlånsprogrammet oppretter automatiske saker: en form for
«forhåndsvarsel» før regning og varsel til låner ved «gamle reserveringer» av typen «vil du fortsatt ha boka?». Dette er foreløpig kun på tenkestadiet, fagutvalget ønsker gjerne slike automatisk oppretta saker på plass.

Blir testet hos noen bibliotek nå. Kan installeres hos fagutvalget hvis de ønsker.
Odd Arne viste en testversjon av søk i Bibliofil på web.

5. Viderelån i MappaMi

Funksjon i MappaMi hvor en låner kan viderelåne en tittel til en annen låner. Vil bli et synlig valg fra liste over lån, ny låner vil motta en e-post/sms med mulighet til å godkjenne at vedkommende vil ta over lånet.

Lån som normalt ikke ville blitt fornyet vil ikke kunne viderelånes, f.eks reserverte titler, innlån eller hvis tittelen har overskredet maksimal lånetid. Er det heftelser på låner får man heller ikke viderelånt.

6. Mulighet for å registrere flere mobilnummer på lånere: http://problem.bibsyst.no/cgibin/bugzilla/show_bug.cgi?id=29995

Det er et ønske fra noen bibliotek om å kunne registrere flere mobilnummer på lånere (særlig barn) og ha mulighet til å sende samme melding til flere.

Vi så flere problemstillinger rundt dette: Hvem skal ha hvilke meldinger? Hvordan vite hvem nummerne tilhører (mor, far, barnet)? Må man få beskjed om at meldingen har gått til flere?

Det enkleste er å legge inn flere nummer og at alle meldinger går til alle numre. Men dette kan bli dyrt for bibliotekene, og kan føre til bomturer for lånerne hvis flere drar for å hente den samme boka f.eks.

Fagutvalget er usikre på hvor nødvendig dette er, anser ikke dette som et stort problem.

7. Melding på e-post ved uavhentet materiale:
http://problem.bibsyst.no/cgibin/bugzilla/show_bug.cgi?id=30832

Er et ønske om å sende påminnelse til låner når en bok har stått til avhenting ca halve tida. Med lenke til å avbestille tittelen.

Vi diskuterte også en løsning med å spørre lånerne om reserveringen fortsatt er aktuell når det nærmer seg deres tur (når det er lang ventetid)?.(«Det er snart din tur»)

Bør man også sende låneren en melding ca hver 3. måned (eller sjeldnere) med plass i køen og en forsikring om at «du er ikke glemt»? God service eller spam?

Bibliotekene må kunne velge om slike meldinger skal gå på e-post eller sms.
Tore ser på dette.

8. Nye rapportønsker: gamle innlånsbestilinger og «materiale direkte levert eierbibliotek» (også med ikke-Bibliofilbibliotek)

Ønske fra Bærum om å ta ut en rapport over innlånsbestillinger som er eldre enn f.eks 3 uker. Mange bibliotek har mange bestillinger og det er vanskelig å holde oversikten. Vi kan tenke oss dette som en «levende rapport» i Bibliofil på web med mulighet til å slette bestilling og purre eier.

Det var også et ønske om å inkludere ikke-Bibliofil-bibliotek i rapporten over «materiale direkte levert eierbibliotek». Dette burde være mulig å få til og Tore ser på dette.

9. Mulighet til å slette ett og ett purregebyr:
http://problem.bibsyst.no/cgibin/bugzilla/show_bug.cgi?id=32210

Ønske om å ettergi deler av et purregebyr. Problemet ligger i måten purregebyret beregnes på, det går per brev og ikke per purring. Blir vanskelig å lage et system for dette. Noe som har blitt sagt nei til flere ganger før.

10. Eventuelt
Melding om avviste Norgeslånsbestillinger skal KUN gå til låneren, ikke til biblioteket. En feil som Tore skal rette.

 

MØTE I FAGUTVALG FOR UTLÅN TORSDAG 16. APRIL KL 10-15

Fagutvalg for utlån:

Stine Bye Arnes, Bærum bibliotek, leder Olga Linkevitch, Harstad bibliotek Gun Odny Nornes, Haugesund folkebibliotek Bjørn Tore Nyland, Trondheim folkebibliotek Bjørn Risjord, Arendal bibliotek

Tore Morkemo, Bibliotek-Systemer
Odd Arne Jensen, Bibliotek-Systemer
Vidar Ringstrøm, Bibliotek-Systemer (referent)

  1. Referent, lunsj.
  1. GJENNOMGANG AV REFERATET FRA FJORÅRETS MØTE

Stort sett greit, det ble spesielt pekt på at den nye løsningen for
nyhetsbrev ser ut til å fungere bra.

Fra EVENTUELT:

«Status på innlånsbestillinger blir ikke alltid korrekt
oppdatert. Det kan stå «kvittering sendt» på materiale som er
innlevert. Det er usikkert om årsaken er at eierbiblioteket ikke
har behandlet bestillingen korrekt, eller om det er en feil. Det er
et ønske å kunne endre status på innlån selv.»

Tore: Vanskelig å gjøre endring av status for hånd siden dette er
ganske kompliserte mekanismer. Prioriteres ikke.

  1. BRUK AV BIBLIOFIL UTLÅN (OG SØK) PÅ NETTBRETT OG TOUCH-SKJERMER.

(Jfr e-postutveksling mellom Tore og fagutvalget om hva som er de

absolutt viktigste funksjonene i en slik løsning).

Via telefon/nettbrett får man tilgang til Bibliofil når man er ute
på gulvet eller ikke har tilgang til startmenyen. I første omgang
er det laget program for plukklister.

Det er tenkt at man logger inn som vanlig Bibliofilbruker, det må
lages et opplegg for bruk av systemet fra utsiden.

Tore demonstrerte noen rapporter/plukklister i nettleser på iPhone:

  1. a) Liste over reserverte bøker på hylla, plukkliste.

– Kan legge på «ipp» hvis boka ikke finnes

– kunne velge hvilken side av skjermen knappene skal ligge Planlagt funksjonalitet/muligheter:

– Forsvinner fra lista hvis låner ombestemmer seg underveis

– Vise mer info i landscape-modus (liggende) og iPad enn på telefon?

 

Kommentarer/spørsmål/forslag:

– Kunne slette reserveringen? (Stine)
– «Jeg leter etter denne» for å unngå at flere leter etter
det samme? (Bjørn Tore)

  1. b) Purreliste til behandling

Rapport over materiale som det vil bli sendt regning på,
sortert på hyllesignatur. Tas ut for å sjekke om det står på hylla.
Litt anderledes bygd opp, andre knapper osv.

Kommentarer/spørsmål/forslag:

Kan man se hvem som har levert inn materialet i exlogg? Egen
utførende avdeling?

  1. c) Innkomne fjernlånsbestillinger.

Kommentarer/spørsmål/forslag:

Diskuterte hvor langt man kan ta prosessen mens man plukker
materialet. Skal man ferdiggjøre fjernlånet helt? Skrive ut
kvitteringer fortløpende? Eller skriv kvitteringer for alle
til slutt.

Oppdateres fortløpende med nye bestillinger?

  1. d) Slå opp låner.

– Viser data om låner. Man kan låne ut materiale.
– Problemet ved utlån er alarm i rfid-brikker, man må idag gå til
skranke/automat for å slå av alarmkoden.

(Bibliotek-Systemer sjekker ut bærbare RFID-leser som
kommuniserer via BlueTooth (WEB NFC (=RFID) API ligger fram i
tid.)

– Meldinger/obskoder (kan endre der og da, slette og legge inn nye).

– NYHET: Bokkasselån (ta med bøker ut av biblioteket:
festivalbibliotek!). Man registrer innholdet i
Bokkassa på biblioteket, slår av alarm osv og tar med seg
bøkene. Vel framme kan man låne ut fra Bokkassa.

Inspirert av Anne-Trine Skjulhaug foredrag om bruk av
nettbrett ved Fredrikstad bibliotek på Brukermøtet 2013 Alta.

– Kunne legge inn saksbehandling på låner.

Bjørn Tore: Mulig å legge inn meldinger med kategorier
(fjernlån, referansespørsmål osv), hvem som jobber med
saken. Kunne gjøre visse felt synlig i mappami?

Print/epost-muligheter. Må kunne rydde opp i gamle saker.

Tore: 10 meldingsfelt med dato og saksbehandlers initialer
og noen få kategorier?

Tore lager et forslag til utlånsgruppen.

Generelle kommentarer/spørsmål/forslag:

Olga: Kan man lete opp bøker med spesiell status? Roger Niva
jobber med en slik rapport.

Bjørn Tore: Kan man kommunisere med hyllerydder? Pt ikke.

Bjørn Tore: Andre ting som kan være nyttig: CCLsøk og reservering
(huske at dette idag er mulig i webappen hvis man har logget seg inn
som biblioteket). Integrere alle funksjoner i en helhet.

Bjørn Tore: Utlånsautomat på lånerens telefon!

Olga: Krydre? Ta bilde av omslaget.

Bibliotek-Systemer ønsker flere ideer om nye funksjoner som
passer i en nettleser.

  1. AUTOMATISK KONTROLL MOT NASJONALT LÅNEREGISTER FØR REGISTRERING AV LÅNER.

Forenkling og kvalitetssikring av registreringsprosessen. Detaljer
i http://problem.bibsyst.no/cgi-bin/bugzilla/show_bug.cgi?id=18688

En funksjon for å slå opp låner med personnummer med en gang for å
fange opp lånere som allerede er registrert i Nasjonalt
låneregister. Knappen «Ny nasjonal» begynner med et søk på
personnummer. Søkefelt på fødselsdato når man trykke på «Ny lokal»?

Ikke helt i havn og fortsatt under testing hos noen få
bibliotek. Et problem er håndtering av institusjoner og lånere uten
fødselsdato.

Prioriteres!

  1. STATUS FOR TREKANT-PROBLEM VED INNLÅN.

Status for trekant-problem ved innlån: Eierbibliotek –> utførende
bibliotek –> innlevert på et 3. bibliotek.

Sikre at alle bibliotek og låner får beskjed/kvitteringer, hva
som skjer automatisk og hva som evt. må behandles manuelt for å
sikre at låner ikke får urettmessig purring/regning?

Fungerer også for levering av andre biblioteks bøker? Fungerer for
bibliotek som har enten Bibliofil eller Mikromarc, altså ikke
Bibsys/Tidemann.

Løser seg når NCIP-protokollen er på plass i alle systemene (i
løpet av 2015). NB har gitt støtte til prosjektet. NCIP erstatter NILL.

  1. REGELMESSIG GODKJENNING AV LÅNEROPPLYSNINGER.

Ønskelig med regelmessig godkjenning av låneropplysninger
(adresse, telefon og ikke minst e-postadresse) – via nettsidene
(MappaMi).

Deaktivering av lånekort hvis opplysningene ikke er godkjent siste
xx måneder.

Regelmessig godkjenning ligger på listen over ting
Bibliotek-Systemer har tenkt å gjøre i mappami. På plass i løpet av 2015?

Godkjenning av epost ved innlegging av ny epostadresse i
Lånerregistrering. Sende epost til låner for godkjenning, må
godkjennes ved å klikke på link. Nye epostadresser som ikke er
godkjent slettes etter x dager (3 dager ?). Ikke for
institusjons-eposter?

Epostadressen kan brukes med en gang (feks for å sende PIN) men må
i tillegg bekreftes innen x dager.

Lignende funksjonalitet finnes allerede i MappaMi: Innlegging/endring av
epost i MappaMi sender en godkjenningsmail til oppgitt adresse.

I samme gate (Bjørn Tore i epost 15/4): elektronisk godkjenning av
lånerreglement ved nytt kort og/evt innlogging i MappaMi.

  1. LØSNING FOR BREV SOM KOMMER I RETUR PGA FEIL I EPOSTADRESSEN.

Det er ønskelig med en enkel løsning for å sende brev på nytt som
brevpost eller sms når e-post feiler.

Det jobbes med en løsning for å kunne reformatere brev som sms/post
hvis epost kommer i retur. (Tore).

Bjørn Tore: kunne purrringen bli slettet og forfall settes fram en
dag slik at det kommer med i neste ordinære purring? Kunne legg til
en kommentar (om feil i epostadresse feks).

  1. FÅ BORT LOKALE LÅNENUMMER FRA UTLÅN.

Gjerne parameterstyrt.

Nasjonalt lånenummer bør alltid vises i feltet Lnr. (Knotete å
måtte gå inn på registrering, endre låner og klippe ut riktig
nummer når man  for eksempel skal fjernlåne, eller oppgi lånenummer
i andre tilfeller).

  1. RAPPORT OVER INNLÅNSBESTILLINGER SOM IKKE ER MOTTATT.

Hensikten er å få en oversikt over bestillinger som ikke er mottatt
x antall dager etter bestilling, for så å kunne purre disse. Med
mulighet for å unnta bestillinger hvor det er bedt om reservering.

Tore: I neste versjon av utlån kan man markere og slette flere
linjer i innlån. Bedre enn en rapport.

  1. LØSNING FOR Å KUNNE FJERNE MELDINGER PÅ LÅNER.

En løsning er under testing hos fagutvalget:
Funksjonen “Kontroll av meldinger på lånere” (fra
Kommando-menyen). Tore sendte e-post til fagutvalget om dette

11.2.2015.

Utvalgets innspill:

– Kunne gå direkte til låner for å kunne sjekke før evt sletting
av melding. (2 utlånsvinduer er ikke noe alternativ siden
lånenr må kopieres).

– Skal meldingen vises i MappaMi? Låner har krav på å se hva
systemet har registrert om en. Det er noen meldinger som ikke
skal/bør vises. At låner må henvende seg til biblioteket om å få
se er antaglig best.

  1. GAMLE RESERVERINGER.

Utvalget ønsker en mulighet til å sende låner en beskjed om
vedkommende fortsatt er interessert i boka. Beskjed kan sendes på
e-post hvor reserveringen lett kan slettes, samtidig bør låner få
tips om den er ledig i andre utgaver (papir, e-bok, lydbok).

http://problem.bibsyst.no/cgi-bin/bugzilla/show_bug.cgi?id=13415

Tore jobber med det, men har stoppet opp litt.

Husk standard forfallsdato, som regel slettes reserveringer etter et
år. Spør låner i MappaMi etter 6 måneder, eller etter jul?

  1. AVBESTILLING AV FJERNLÅN.

Ønske fra leder for fjernlånsavdelingen (Trondheim):
«- Det kommer avbestillinger på fjernlån som epost. Men det
oppdateres ikke med en melding i selve fjernlånsmodulen. Hvis
dette også kunne legge seg som en melding på bestillingen i
fjernlånsmodulen, så ville vi lettere kunne fange opp flere i tide
og unngå å sende disse. Ofte kan vi ha plukket og sendt før vi får
ajourført bestillingene manuelt på grunnlag av
avbestillingseposter. Slik jeg oppfatter det oppdateres statuser i
innlån etter hva som utføres i fjernlån, men ikke omvendt. Om det
var mulig at det gikk begge veier, ville det være en stor forbedring.»

Tore: Løses med NCIP for de som avbestiller via systemene.

  1. REGNING VS INKASSO OG DEL-LEVERING.

Fra Bjørn Tore (epost 23 Feb 2015 15:37:32)

«Følgende problemstilling bør løses på en eller annen måte:

  1. Kunde mottar faktura på lån.
  1. Kunde leverer tilbake deler av det som er lånt.
  1. Normalt slettes faktura og restlån fornyes, slik at nye purringer og ny faktura blir generert.

Poeng nr 1: Her bør det vurderes om rest lån skal faktureres umiddelbart, i stedet for generering av nye purringer og omsider ny faktura.

  1. Hvis faktura som slettes i pkt 3 allerede ER sendt til inkasso, og vi sletter regning i Bibliofil og genererer ny regning i Bibliofil som også misligholdes av kunden, risikerer ved kommende å få to saker på seg til inkasso på den samme boka og ditto to salær.

Poeng nr 2: Her bør det enten :

  1. Være umulig å slette regning som det er sendt inkasso på. Dette kan gjøres ved at regnskapsavdeling legger inn en dato manuelt i Bibliofil og at det ikke er mulig å slette regninger utstedt før denne datoen, samt et varsel på skjermen om hvorfor regningen ikke kan slettes.

Regning må imidlertid kunne slettes hvis alle lån leveres. Eller:

  1. Sendes en beskjed pr e-post til regnskapsavdelinga at det er slettet en regning som er gått til inkasso, slik at regnskap kan rydde opp.

Denne saken vil bli diskutert internt før møtet i fagutvalget, men hører gjerne problemstillinger evt. løsningsforslag fra dere på dette.»
Tore til punkt 3: Delinnlevering krediterer hele
faktureringen. _Ikke_ forny resterende og ny faktura blir sendt
neste gang (dvs man skal ikke forny restlån når meldingen kommer
på skjermen).

Bjørn Tore til punkt 4a: holder det med et datofelt?

Regnskapsavdelingen i kommunen legger inn dato for sendt inkasso
som bør vises i Bibliofil. Melding om regning sendt i utlån, har
med ei linje om «OBS sendt til inkasso» hvis det er før en dato.
Parameter i utlån hvor dato legges inn, meldingen vises hvis

regningsdato er eldre?

  1. REGISTRERE DATO FOR REGNING SENDT INKASSO.

Samme som punkt 13 over.

Trondheim skriver i

http://problem.bibsyst.no/cgi-bin/bugzilla/show_bug.cgi?id=27216

«- Når regnskapsavdelingen sender fakturaer fra Bibliofil til
inkasso, hadde det vært kjekt å kunne legge inn denne datoen for
oversending til inkasso synlig i Bibliofil, slik at
skrankepersonalet på de ulike avdelingene kan se og informere
låneren om regningen er sendt til inkasso eller ikke.

Dette kan løses enkelt i Bibliofil ved at regnskapsavdelingen
legger inn en dato (f.eks. «1. mars 2015») som igjen blir synlig i
Bibliofil utlån når det popper opp melding på skjermen om at
regning er sendt.

I vinduet for regning sendt kan det da stå : «OBS! Regninger
utstedt før 1. mars 2015 er nå sendt til inkasso.»

Antar det er enkelt å få til dette i Bibliofil. Det må også være
et enkelt sted i Bibliofil å legge inn/endre denne datoen for
regnskapsavdelingen.»

  1. LÅNERS NUMMER VISES HOS EIERBIBLIOTEK?

Et konkurrerende biblioteksystem vises låners nummer i
eierbibliotekets «Meg og mitt» ved Norgeslån. Det hadde vært fint
å se dette i «MappaMi» også. (Stine: Hvis feks boka leveres inn hos
bestiller forsvinner låneren fra Innlån).

  1. HEMMELIG ADRESSE.

Konklusjon: Bør håndteres utenfor Bibliofil. Bruk f.eks. Bibliotekets
adresse hvis det skal sendes brev.

  1. MER ELEGANTE RES/PURREBREV SOM BRUKER HTML.

Aktuelt for epostbrev. Det kommer mye an på epostleseren, men
det er mulig å legge inn html-kode i epostmalene.

Trondheim har lyst til å prøve å legge inn kommunens logo…

  1. UNIKE GJESTEBRUKERE.

Ref: http://problem.bibsyst.no/cgi-bin/bugzilla/show_bug.cgi?id=19988

Det opprinnelige behovet har forandret seg og dette er nå
uaktuelt.

Trondheim vil gjerne ha en mulighet til å identifisere
gjestebrukere ID i en utskriftskø. Trondheim hører med teknisk
avdeling/Jørn.

  1. STATUS FOR KOMMUNIKASJON MELLOM FJERN/INNLÅN OG UTLÅN.

Innlånsbok returneres til eier uten å levere inn først, velger
retur i innlån men boken blir stående på låner?

Ref f.eks:

http://problem.bibsyst.no/cgi-bin/bugzilla/show_bug.cgi?id=11527

http://problem.bibsyst.no/cgi-bin/bugzilla/show_bug.cgi?id=19168

http://problem.bibsyst.no/cgi-bin/bugzilla/show_bug.cgi?id=25200

  1. MOTTAK OG UTLÅN AV INNLÅNT MATERIALE PÅ AUTOMAT.

Ref:http://problem.bibsyst.no/cgi-bin/bugzilla/show_bug.cgi?id=20805

Kommer i neste versjon av utlån. Husk at utlån av innlån må slås
på i automaten.

  1. SLÅ OPP INNLÅNSBOK FRA UTLÅN.

Forslag fra Bærum: Slår opp låner, fra listen over låners lån,
markere innlånt bok, høyreklikk og velge «Slå opp i Innlån».
Det samme bør være mulig fra fanen Reserveringer.

  1. BARE VISE DEPOTPOSTER I INNLÅN.

Ønske om _bare_ se depotposter. Tore ser fortsatt. Ikke prioritert

  1. SLETTE GEBYR ELDRE ENN x ANTALL DAGER EVT DATO.

Foreldelsesloven §2 setter alminnelig foreldelsesfrist til 3
år. Ønsker en jobb som kan fjerne foreldede gebyr på basis av
antall dager eller dato eller at de er mer enn 3 år gamle.

Automatisk sletting av 3 år gamle krav i nattjobben er kanskje for
voldsomt?

  1. TYPE LÅN I UTLÅNSKOLONNE.

Vise type lån i en ny kolonne i Utlån (i tillegg til dagens
fargemarkering). Eksempler på typer: Studielån, Depotlån, Regnings
sendt, Innlån. Da vil det også bli mulig å sortere på type.

  1. TILBAKEFØRTE LÅN I UTLÅN-FANEN.

Bør huske tilbakeførte lån selv om de har gått videre til
regning. Farge?

  1. ERSTATNINGSSATSER PÅ INNLÅN.

Man får ikke tak i erstatningsaster fra eier, ikke mulig selv ved
NCIP.

Går an å legge inn egen sats på dokumenttype «innl».

  1. FORNYINGSKVITTERINGER.

Fornyingskvitteringer bør også inneholde oversikt over hva som
_ikke_ ble fornyet (feks det som er reservert). Samles nederst med
overskrift «Ikke fornyet».

Prioriteres!

  1. FORFALL INNLÅN.

Eierbibliotekets forfall bør kommme fram ved mottak. Løses med NCIP.

  1. RES FRAMTID OG HOLD-AV-MELDINGER.

BjørnTore: «Res framtid» gir hold-av melding med en gang?

Tore: Nei, men hvis låner legger inn dato etterpå så er det
allerede sendt melding.

Bør det sendes avbestillingsmelding i slike tilfelle? Ja.

 

 

REFERAT FRA MØTE I FAGUTVALG FOR UTLÅN 3.4.2014

Til stede:

Stine Bye Aarnes, Bærum bibliotek, leder
Ragnhild Bekkelund, Tromsø bibliotek og byarkiv
Bjørn Risjord, Arendal bibliotek
Olga Linkevitch, Harstad bibliotek

Tore Morkemo, Bibliotek-Systemer
Odd Arne Jensen, Bibliotek-Systemer
Veslemøy Grinde, Bibliotek-Systemer

Forfall: Bjørn Tore Nyland, Trondheim bibliotek

SAKER

1. GJENNOMGANG AV PRIORITERTE SAKER FRA FJORÅRETS MØTE SOM IKKE ER FULLFØRT

Vi gikk gjennom referatet fra i fjor. Saker som ikke er løst ennå, men som skal tas tak i:

Avbestillingsfunksjon for hentemeldinger. Tore ser på dette.

Alle interne meldingsfelter bør kunne sees av låneren selv i MappaMi. Det er ikke gjort noe mer med denne. Det bør lages en rapport for bibliotekene over interne meldinger. Bibliotekene kan så slå opp låner og slette meldinger. Det er viktig at interne meldinger ikke gjøres tilgjengelig for lånere uten at biblioteket har hatt mulighet til å gå gjennom disse først. Derfor vil vi ikke sette noen frist. Et innspill som kom var å lage en parameter for MappaMi for om låner skal se interne meldinger eller ikke. Tore og Odd Arne følger opp denne.

Ønske om å slå opp innlånsbok i tkutlån. Tore skal få laget det.

Regelmessig sjekk på låners adresse og telefonnummer. Ved innlogging i MappaMi bør man bli bedt om å bekrefte kontaktopplysninger. Dette står på lista til Odd Arne.

Lånerregistrering og sjekk på fødselsnummer. Tore skal se på dette.

I tillegg kom vi inn på sak som har blitt løst og installert i Trondheim. Løsning for oppfølging av materiale som blir levert med manglende innhold (Bugzilla 12150). Tore demonstrerte løsningen i tkutlån. Bærum etterlyste meldt problem om tilgang til å se forrige låner.

2. NYHETSBREV I BIBLIOFIL

Bibliotek-Systemer har fått henvendelser fra Bærum bibliotek som ønsker en bedre løsning for nyhetsbrev i Bibliofil. Bibliotek-Systemer har i ettertid sendt ut en henvendelse på forum hvor bibliotek ble bedt om å sende konkrete forslag og ønsker til en eventuelt forbedret løsning. Bærum og Oppegård har sendt svar. Noen bibliotek har gått over til ekstern løsning for nyhetsbrev og er fornøyde med det. Andre tester/vurderer andre løsninger men ønsker primært en løsning i Bibliofil.

De som ønsker en løsning i Bibliofil ser det som en stor fordel å administrere e-postadresser på ett sted.

Funksjonalitet som ønskes i en forbedret løsning er blant annet:

Lenke for å melde seg av nyhetsbrevet

Lett å hente innhold fra andre sider (websøket, krydder, lenke til søk osv)

Web-basert løsning (i dag skrives/utformes nyhetsbrevet som en e-post)

Ulike maler

Må se bra ut på små mobile enheter

Enklere løsning for standardbrev som sendes nye abonnenter hver natt

Bibliotek-Systemer vil gå gjennom innspillene som har kommet og vurdere disse.

3. ENDRE HENTEAVDELING I MAPPAMI FOR FJERNLÅNSBØKER

Meldt av Bærum bibliotek som spør om mulighet for at låner selv kan endre henteavdeling etter at bestilling er sendt, men før materialet er satt til avhenting. Gjelder Norgeslån/LII. Bærum undersøker om det hjelper at låner haker av for at valgt bibliotek skal huskes som hentebibliotek.

4. PROBLEM MED LÅN OG FORNYELSE PÅ AUTOMAT PÅ RESERVERT MATERIALE

Bærum tok opp problem med å få og fornyet på automat når det er reservering, selv om det er flere ledige eksemplarer i systemet. Tore ser på saken, som er meldt i Bugzilla 23419.

5. EVENTUELT

Innlån. Det kom spørsmål/ønske om å kunne endre type innlån fra kopi til lån.
Status på innlånsbestillinger blir ikke alltid korrekt oppdatert. Det kan stå «kvittering sendt» på materiale som er innlevert. Det er usikkert om årsaken er at eierbiblioteket ikke har behandlet bestillingen korrekt, eller om det er en feil. Det er et ønske å kunne endre status på innlån selv.

Løsning for å slå sammen lånekort. Av ulike årsaker er det mange lånere som er registrert flere ganger. Av og til hadde det vært ønskelig å kunne slå sammen lånekort, noe som ikke er mulig i dag. Eventuelt en mulighet for å flytte over lån. Tore ser på dette.

Lånerregistrering. Ved registrering av e-postadresse må denne først lagres før det er mulig å markere sendingsmåte. Tore ønsker å få til en løsning hvor det som endres lagres kontinuerlig, og hvor endre- og lagreknappene fjernes. Men dette er litt komplisert å få på plass. Tore ser på dette.

Fjernlånsbestillinger på bestilt materiale. Harstad opplever at de stadig får bestillinger fra andre bibliotek på materiale som er i bestilling og ikke er mottatt ennå. De har angitt karensdager i innstillinger for websøket, både for fjernlån fra bibliotek og for Norgeslån, men opplever at dette ikke tas hensyn til i systemet. Dette følges opp med Harstad.

REFERAT FRA MØTE I FAGUTVALG FOR UTLÅN 18.4.2013

Til stede:

Ragnhild Eggen, Bodø bibliotek, leder
Ragnhild Bekkelund, Tromsø bibliotek og byarkiv
Bjørn Risjord, Arendal bibliotek
Olga Linkevitch, Harstad bibliotek
Bjørn Tore Nyland, Trondheim bibliotek
Stine Bye Aarnes, Bærum bibliotek

Tore Morkemo, Bibliotek-Systemer

Odd Arne Jensen, Bibliotek-Systemer
Veslemøy Grinde, Bibliotek-Systemer

Før sakslisten ble gjennomgått informert Tore og Odd Arne om hva de holder på med for tiden. Tore informerte om eBokBib. Hittil er det lånt ut ca 2500 titler (kulturfondbøker) i Trondheim, Bergen, Deichman og Stavanger. Det jobbes med en versjon for Android. Det foreligger ingen dato for lansering, men det vil bli presentert noe på brukermøtet.

Odd Arne informerte om seriebestilling i websøket og registreringsskjema på nett.

SAKER:

1. Helautomatisk avbestillingsfunksjon for hentemeldinger. Ønske/forslag fra Trondheim v/Bjørn Tore, som fikk tilslutning av de andre i fagutvalget. Bakgrunnen er at mange reserverte bøker blir stående lenge på hylla, og en stor andel blir aldri hentet. Dette forsinker omløpshastigheten. Tanken er at hvis det blir enklere for lånere å avbestille så kan problemet minimeres. Hvis det legges inn en lenke som låner kan klikke på i e-post/sms så går det avbestilling automatisk til systemet/biblioteket.

Det kom også spørsmål om muligheter for å svare på sms som kommer, men denne løsningen er ikke laget for å kunne svares på, og det er det ikke lett å gjøre noe med.

2. Erstatningssatser på innlånsbøker.

http://problem.bibsyst.no/cgi-bin/bugzilla/show_bug.cgi?id=21283

Utfordringen er at det her er forskjellig praksis rundt om i bibliotekene. Noen har lagt inn spesifikke satser for innlånsbøker. Andre vil følge prisen fra eierbiblioteket.

Det er forskjellig oppfatninger om dette, men for bibliotek som låner inn mye fra Bibsys-bibliotek er dette stadig en problemstilling. Erstatningssatsene som er satt i Bibliofil er ofte lavere enn den de får fra eierbiblioteket. Trondheim ønsker at erstatningssatsen skal følge eierbibliotekets satser, men mangler systemstøtte for det i Bibliofil. Spørsmålet er hvordan få tak i prisen fra eierbiblioteket. Tore sjekker med Bibsys om det er automatisert – eller om pris settes ved hver fakturering. Kan man få lurt det med i NILL-meldingen? Hvis ikke det er automatisert – kan alle purringer på innlånsbøker eventuelt settes på hold – til man får pris/regning fra eierbiblioteket? Eventuelt bare innlånsbøker utenom Bibliofil?

Det enkleste er å høyne prisen for dokumenttype innlån innenfor eksisterende løsning. I og med at det foreløpig er Trondheim som har meldt dette som problem tar Bjørn Tore dette opp internt, og ser om løsning med forhøyet sats for innlån er tilstrekkelig. Eventuelt tas dette opp igjen på nytt i fagutvalget.

3. Alternative løsninger for betaling av gebyr.

For noen år siden ble det sett på en løsning for gebyrbetaling på nett. Men dette strandet, blant annet fordi det innebar betaling med kredittkort. Kredittkortselskapene sa at man ikke kan betale gjeld med gjeld – og løsningen kunne dermed ikke brukes for betaling av gebyr.

Tråden er nå tatt opp igjen og det ses på en løsning som vil basere seg på det arbeidet som ble gjort for noen år tilbake med betalingsløsningen til Netaxept (som ble kjøpt av Nets). Løsningen vil kun tillate betaling med BankAccess (debetkort) og vil kun omfatte betaling av purregebyr i første omgang. Det er ikke inngått noen avtale med Nets ennå.

Trondheim ønsker en løsning for betaling av gebyr med mobiltelefon. Men tilbakemelding fra Bibliotek-Systemer er at gebyrbetaling på SMS ikke er et alternativ i dag fordi den blir altfor dyr for småtransaksjoner.

4. Løsning for oppfølging av materiale som blir levert med manglende innhold:

Oppfølging av materiale med manglende innhold er en av de store tidsslukerne i Trondheim, og dette støttes av de andre. En mulig løsning er skissert i problemmelding:

http://problem.bibsyst.no/cgi-bin/bugzilla/show_bug.cgi?id=12150

Det ble spurt om det er andre ting som kan omfattes av et slikt system. Et saksbehandlingssystem ble nevnt, noe som har vært diskutert tidligere. Men det et sterkt ønske at løsning for manglende innhold eventuelt kommer først, da dette kan spare arbeidstid og mange frustrasjoner.

For å kunne følge opp manglende innhold må man kunne finne opplysninger om tidligere låner. Det finnes en parameter for å sette at låner skal tas vare på i et visst antall dager. Dvs at materialet blir innlevert, men systemet har mulighet til vise siste låner i noen dager etterpå via oppslag i tksøk. I tillegg må en parameter slås på i tksøk, som tillater brukere å se låneren ved hjelp av kommandoen infoex. Det ble foreslått å slå på disse for alle bibliotek, og la alle brukere se forrige låner i tksøk med kommandoen infoex.

5. Endre katalogopplysninger på innlånsbestillinger

Bærum har tidligere opplevd feil når de endret katalogopplysninger på innlånsbestillinger, noe de ofte gjør pga feil i tegnsett på bestillinger, særlig fra NB. Men når Bærum testet før møtet så det ut til å fungere, og de melder fra hvis det fortsatt er et problem. Tore opplyste at det har vært/er problem med tegnsett fra enkelte, og at han har varslet Bibsys, som kanskje har lokalisert feilen? Tore purrer på denne.

6. Mulighet for å vise kun depotposter i innlån.

Det er mange dokumenter i innlånsfanen, og det er et ønske med egen egen boks hvor man kan hake av for å bare vise depotposter. Tore ser på saken.

7. Meldingsfelt i tkutlån som låner kan se i MappaMi – saksbehandlingssystem.

http://problem.bibsyst.no/cgi-bin/bugzilla/show_bug.cgi?id=9629

Det er ønskelig å kunne registrere forespørsler fra lånere, og følge opp disse. Lånere bør kunne følge med på hva som blir gjort med forespørsler. Det kom ingen entydige signaler på at dette var noe som må prioriteres, og heller ikke mer konkrete forslag til hva løsningen skal inneholde.

8. Alle interne meldingsfelter i Bibliofil bør også kunne ses av låneren selv i MappaMi

I lys av forrige sak kom vi over inn på lånernes rett til å få innsyn i hva som er registrert på dem. Det ble vist til Lov om innsyn, og i den forbindelse er det ønskelig at låneren har tilgang til å se alt som er registrert av interne meldinger. Meldingsfeltene blir nok en del steder brukt til informasjon som det ikke er tenkt at låner skal se, men utvalget mener at hvis man har meldinger man ikke vil vise låneren – da bør ikke meldingen stå der i utgangspunktet. Da bør man ha en lapp i skuffen eller annen løsning. Konklusjonen er at ble at meldingsfeltet vil bli gjort synlig for låneren i MappaMi fra 1. juli.

Bibliotekene må få mulighet til å rydde opp i dette først. Det er ønskelig at bibliotekene mottar en rapport over lånere med meldinger, som inneholder lånenummer og innhold i melding. Et annet forslag fra Tore er at det ved oppslag på låner med melding kommer opp en melding på skjermen, med informasjon om at meldingen vil vises for låner fra 1. juli, og med en knapp for å kunne slette meldingen.

Det ble diskutert om låner kan få mulighet til å slette melding fra MappaMi. Fagutvalget synes ikke dette er en god idé, de foreslår heller at låner får beskjed om å ta kontakt. Dessuten bør det være en ledetekst i MappaMi som forklarer at dette er et internt meldingsfelt som biblioteket bruker – i og med at det brukes en del forkortelser, og at feltet vises på grunn av innsynsrett.

9. Seriebestillinger i websøk/MappaMi.

En ny funksjon for seriebestilling i websøket er under utvikling. Lånere vil få muligheten til å bestille noen eller alle titler i en serie, og Bibliofil vil holde rede på hvilke bøker som skal komme til låneren til hvilken tid. Hvis utlånt – med ventetid – så beregnes det forventet dato for når den er ledig, og datoer for påfølgende nr. i serien forhåndsutfylles med datoer etter dette igjen. Datoer vil kunne endres av låner. Dette vil gjelde serier som er lenket via 780 og 785, eller via felt 440. Eventuelt utvalgte titler av samme forfatter. Det kom spørsmål om dette er noe som også kan gjøres via tksøk – i skranken. Det ble presisert at dette er en løsning som bare gjelder MappaMi, men personale vil kunne benytte løsningen ved å logge inn i MappaMi på en nummer tilknyttet biblioteket hvor det er gitt tillatelse til å reservere for andre.

Utfordringer kan være at det ikke kan gis noen garanti for at titler er ledig når låner forventer. Titler kan stoppe opp fordi de forsvinner eller ikke blir levert. Dette må følges opp lokalt i biblioteket ved å følge med på materiale med f.eks. «ipp», «regning», «tapt» osv… Det kom ønske om en «rapport over umulige reserveringer».

Det kan være lagt inn tak for reserveringer på enkelte bibliotek, slik at antall tillatte reserveringer overskrider dette. Det var enighet om at seriebestillinger skulle se bort fra eventuelle reserveringsbegrensninger, da disse er der for å hindre at noen låner for mye på en gang, og en seriebestilling er ment å spre bestillingene over tid.

10. Eventuelt:

Ønske om at melding i utlån om at låner har hatt denne før kan settes per lånerkategori. For eksempel at man kan slå på funksjonen kun for institusjonslånere. Tore ser på om dette kan la seg gjøre.

Funksjon for å kunne bla i lånenummer. Ønsket i Tromsø, av en som leser korrektur på lånekort (når elever eller andre har registrert lånere). Og som ønsker å slippe å søke opp nummer hver gang, men heller kunne bla seg framover fortløpende på nummer. Dette er sjekket opp etter fagutvalgsmøtet, og det er allerede mulig å bla i lånere i fanekort lånerregistrering, ved hjelp av tastene «Page up» og «Page down».

EbokBib – integrering i Bibliofil. Tore informerte om at dette tas fortløpende. Tanken er at låner selv administrerer mest mulig av lån og reservering selv. Etterhvert vil utlånte og reserverte e-bøker vises på låner i tkutlån, og i MappaMi/Webapp. Det kom spørsmål om det vil bli mulig å reservére e-bøker i tksøk. Ebokappen avslører foreløpig ikke hvilken plass du er på i køen. Utlån statistikkføres som vanlig utlån, dokumenttype e-bok. (Ikke for BSWeblån).

Tilbakemelding på at det ikke er så lett å lese titler/biografiske opplysinger i eBokBib. Det er vanskelig å gjøre det på noen bedre måte på grunn av liten plass. Det kommer bedre muligheter for å gjenfinning og sortering i eBokBib etterhvert.

Webbapp kontra websøk/Mappami. Det kom spørsmål om det er vurdert å «sy det sammen», med en automatisk detektering om du bruker det ene eller det andre. Odd Arne informerte om at det først i det siste har det kommet støtte for en del av dette. Det kom spørsmål om statistikk på bruk av webappen.

Regelmessig sjekk på låners adresse og telefonnummer. Det foreslås at dette gjøres minst 2 ganger i året. Ved innlogging i MappaMi bør man bli bedt om å bekrefte adresse/e-post/tlf. I tillegg bør det sendes ut en e-post til alle lånere. Dette er et sterkt ønske fra Trondheim, som har mange studenter og mye problemer med feil info på lånere.

Fornyingskvitteringer når man velger «forny alle» tar i dag ikke med det som ikke blir fornyet. Og låner har kanskje mer behov for å få en oversikt over det som ikke ble fornyet. Et forslag til løsning er at når biblioteket velger «forny alle», så skrives det ut en liste med status over lån i stedet for en kvittering for det som ble fornyet. Fagutvalget syntes dette var en god løsning.

Egen knapp i tkutlån for å skrive ut liste over lån på kvitteringsskriveren ønskes. Eksempel er hvis utlånsautomaten går tom for papir. Låner henvender seg i skranken, og personalet trykker på fornying for å få kvittering på kvitteringsskriverne. Trondheim ønsker egen knapp for å skrive liste over lån på ulike skrivere. Tore skal se på dette.

Forhåndsregistrering av lånere på nett. Det arbeides med en bedre kontroll slik at man i større grad kan unngå at lånere blir registrert flere ganger hvis de er registrert fra før.

Ønske om løsning for brev som kommer i retur på grunn av feil i e-postadressen. Det er ønskelig med en enkel løsning for å sende brev på nytt som brevpost eller sms når e-post feiler.

Lånerregistrering og sjekk på fødselsnummer. Det vil komme en endring slik at inntasting av fødselsnummer kommer aller først i registreringen. Slik kan systemet automatisk sjekke om personen er registrert i nasjonalt lånerregister fra før, og dobbeltarbeid og dobbeltregistreringer kan i større grad unngås. Dette vil gjelde registrering av N-lånere.

Systemstøtte for sletting av gebyr eldre enn x antall dager. Dette er ønsket av flere.

Bedre løsning for søk på fornavn. Av og til får man ikke treff på fornavn. Det er ønske om en bedre løsning hvor man kan velge å kun søke på fornavn.

Felt for telefonnummer i tkutlån. I dag vises to felter i fanekort Utlån, med ledeteksten Tlf og Mobil. I dag har de fleste mobiltelefon, mens stadig færre har fasttelefon. Kan det være en idé at bare felt for mobiltelefon vises i fanekort Utlån. Eventuelt at felt for mobiltelefon står først? Tore ser på dette.

Mulighet for å se materiale med «til avhenting» tilbake i tid (i historikken) i MappaMi. Bakgrunnen er at lånere stadig kommer for sent for å hente. De ønsker å bestille på nytt, men husker ikke hva de har bestilt. Muligens som «Du gikk glipp av denne» på samme side som liste over lån i MappaMi, i stedet for i huskelista.

Mulighet for låner til å slippe å få kvittering. Det ble tatt opp om det er ønskelig/nødvendig med en løsning hvor kvittering kan slås av/på for enkeltlånere. Et bibliotek har fått henvendelser om dette. Bibliofil har støtte for å slå av automatiske kvitteringer, og man kan da spørre hver låner om de ønsker det. Man kan også velge å få kvittering på e-post. Fagutvalget mente at det ligger en sikkerhet i at det skrives ut kvittering som sendes med låner, og ser ikke behovet for en slik løsning.

Innlån:

Ønske om felt for bibliotekets egen kommentar i bestillingsskjema. Det vil si kommentarer som er ment for intern bruk av bestillende bibliotek, som vises under kolonnen «Melding» i innlån, hvor man i dag kan legge til noe ved å høyreklikke å velge «legg til/endre melding på bestilling». Kan dette legges inn allerede i bestillingen?

Problem at MM-bibliotek ikke skiller på LII – dvs de sender ikke beskjed med posten om at det er et lån som er lånerinitiert. Tore har tatt opp dette med Bibits, men det er fortsatt et problem.

Forfallsdato på innlån. For innlån fra Bibliofil-bibliotek skal forfallsdatoen følge med og legge seg på uten at man gjør noe manuelt. Men Harstad melder om at dette ikke alltid er tilfelle, og at det da blir ekstraarbeid med å logge seg inn hos eierbiblioteket og sjekke dato. Tore vil sjekke opp eventuelle eksempler.

Mottak av innlån. I Arendal ønsker de at lånetid fastsettes ved mottak av innlån – altså før boka lånes ut. De bruker en del tid på å fornye lån hvor lånetid er fastsatt feil. Forfallsdato skal være med fra eierbiblioteket, men kun få Bibsys-bibliotek sender med dette. Bærum synes mottak fungerer godt i dag, og har ikke behov for endringer. Tore sysler med løsning for en form for massemottak, hvor man skanner inn bøkene som kommer. Men ønsket om å fastsette lånetid først kræsjer litt med det.

Olga sier at det er mye problemer med fjernlån for tiden. Mikrofilmer. Står «til avhenting» – selv om de både er utlånt og innlevert. Når sender bestilling. Vet ikke hvor mange ruller. Må lage kopier av innlånsposter. Hvis bare vil ha noen av f.eks. 5 ruller. 3 innlevert. Låner 2 ut til låner. Innleverte 3 – ingen står lenger på låner. Kvittering sendt på den opprinnelige posten. Kopierte innlånsbestillinger roter med statuser. Ofte feil status på innlån. (jfr problem i Fredrikstad med mikrofilmer).

Hvis det følger med strekkode i melding fra eierbibliotek kommer ikke boks for å lese inn strekkode opp ved mottak av innlån. Hvis det ikke følger med kommer boks. Slik skal det ihvertfall være.

Innlevering overalt. Løsningen med innlevering overalt skal fungere mellom Bibliofil-bibliotek, og mellom bibliotek som har tjenesten innlevering overalt, slik som Mikromarc3. Det sjekkes én gang i uka om bøker har dukket opp på eierbiblioteket, og dette må følges opp med en ukentlig rapport. Det gjelder «trekantproblemstilling», med materiale som er bestilt fra 1. sted, lånt ut 2. sted og innlevert 3. sted.

Av og til skaper dette problemer. Eksempel som ble nevnt var hvis materiale ikke dukker opp hos bestillende bibliotek fordi det blir feilsendt, og deretter sendes tilbake til eierbiblioteket uten at det er mottatt hos bestillende bibliotek. Løsningen omfatter heller ikke materiale fra Bibsys.

«Motta hva som helst-løsning». Bjørn Tore ønsker et felt hvor man kan skanne absolutt alt. Bakgrunnen er ønske om å kunne gi kvittering til den som leverer i de tilfellene hvor det ikke kommer kvittering fra Bibliofil. Hvis for eksempel en MM-bok blir innlevert i Trondheim uten at det er et innlån. For eksempel bare en lapp med dato og strekkoden på, som logges i en tekstfil, og som kan tas ut som rapport. Tore har notert ønsket, men kan ikke love noe mer.

Ønske om å kunne slå opp innlånsbok i tkutlån. Det vil si mulighet for å stå på låner i tkutlån, markere innlånsbok, høyreklikke og velge «slå opp i innlån».

Mulighet for å endre status på innlån. I de tilfeller man bare får en melding fra eierbiblioteket på e-post, og har behov for å kunne endre status på innlån selv.

Mulig å fornye depoter samlet hos eierbiblioteket. I dag må disse fornyes enkeltvis i MappaMi hos eierbiblioteket. Er det mulig med en løsning hvor låntagende bibliotek kan fornye alle titler som tilhører et depot? Hva sier f.eks. DFB om dette?

Veslemøy Grinde, referent


REFERAT FRA MØTE I FAGUTVALG FOR UTLÅN 18.4.2012

Til stede:

Ola Sørlie, Deichmanske bibliotek, leder
Ragnhild Eggen, Bodø bibliotek
Inger Benningstad Narmo, Ringsaker folkebibliotek
Bjørn Risjord, Arendal bibliotek
Olga Linkovitch, Harstad bibliotek

Fra Bibliotek-Systemer:
Tore Morkemo
Veslemøy Grinde

Forfall:
Stine Bye Aarnes, Bærum bibliotek
Bjørn Tore Nyland, Trondheim folkebibliotek

 

1. LÅNERREGISTRERING PÅ NETT

http://problem.bibsyst.no/cgi-bin/bugzilla/show_bug.cgi?id=18309

Denne saken er godt i gang og nærmer seg en løsning som kan presenteres for bibliotekene. Det vil først bli utviklet en løsning for webappen, deretter for MappaMi.

Når låner registrerer seg på nett tildeles et lokalt nummer. Først når låner oppsøker biblioteket for å få tildelt et fysisk lånekort kan det tildeles et nasjonalt kort. Låner vil bli spurt om hun allerede har et nasjonalt lånekort før skjemaet vises, og blir da oppfordret til å logge inn med dette.

Det vil bli utviklet et skjema som låner fyller ut. Vi snakket om hvilke spørsmål som er aktuelle å svare på ved forhåndsregistrering. Hvis noen har konkrete innspill på dette – gi beskjed til Odd Arne. Når opplysninger er bekreftet vil det bli sendt en engangskode på sms. Når denne er tastet inn kommer man til en side med lånenummer hvor man får beskjed om at man nå kan logge inn – og at man må oppsøke biblioteket og vise legitimasjon for å få tildelt kort.

Når låner kommer til biblioteket slår man opp låneren på navn i tkutlån, ber om legitimasjon og trykker eventuelt på knappen for nasjonalt lånenummer.

Det vil bli parameterstyrt om man ønsker å ta løsningen i bruk.
2. BEKREFTELSE AV PERSONOPPLYSNINGER

http://problem.bibsyst.no/cgi-bin/bugzilla/show_bug.cgi?id=14907

Det var enighet om å få dette på plass i MappaMi først. Det medfører at låner én gang i året blir bedt om å bekrefte sine personopplysninger ved innlogging i MappaMi. Da trengs det en dato for når adresseinfo sist ble endret, noe det ikke er info om i systemet i dag.

Tore ser på hvordan dette kan håndteres i tkutlån. Bør det komme opp en melding i tkutlån om at adresseopplysninger må bekreftes? I tilfelle bør det kunne parameterstyres om man ønsker dette, og hvor lang tid det skal gå mellom hver gang. Det ble også diskutert hvordan dette bør håndteres i automatene, om låner skal avvises eller om dette ikke skal gi noen melding. Flere mente at dette vil bli vanskelig å håndtere i automatene – det vil kunne oppleves som dårlig service av brukeren.

3. INNLÅN/FJERNLÅN

Nye fjernlånsbestillinger. Ønske om at det kommer tydelig fram hvilke fjernlånsbestillinger som er nye, for de som ikke er innom jevnlig. For eksempel en annen farge.

Reserveringer av innlånte titler i tksøk. Det er mulig å reservere innlånte dokumenter i tksøk hvis lokale lånere ønsker disse før de sendes tilbake til eierbiblioteket. Men «flyten» i dette er ikke optimal. Ved innlevering får man ikke beskjed om at den er reservert av andre slik at man har mulighet til å forsøke å fornye hos eierbiblioteket.

Artikkelbestillinger er mangelfulle. Tore avventer svar fra Bibsys.

4. RAPPORTER – ØNSKER

Rapport over innlånsbestillinger som ikke er mottatt. Hensikten er å få en oversikt over bestillinger som ikke er mottatt x antall dager etter bestilling, for så å kunne purre disse. Med mulighet for å unnta bestillinger hvor det er bedt om reservering.

Rapport over lånere med utestående purregebyr. Det har kommet ønske om en slik rapport, både for å kunne slette purregebyr som er eldre enn x antall dager/år, og for å kunne få en oversikt over beløp man har utestående. Tore har jobbet litt med en slik rapport:

http://problem.bibsyst.no/cgi-bin/bugzilla/show_bug.cgi?id=18701

Rapport over reserverte titler med «rar» status, hvor hensikten er å fange opp titler hvor reserveringene har stoppet opp fordi eksemplarene har status som «utstilling», «retur eieravdeling» etc. Altså annen status enn «utlånt», «på hylla», «regning sendt» m.fl. For eksempel titler der alle eksemplarene er tapt.

http://problem.bibsyst.no/cgi-bin/bugzilla/show_bug.cgi?id=17610

5. REGISTRERING AV LÅNERE – TKUTLÅN

Fra flere bibliotek har det kommet ønske om at registreringen av lokale og nasjonale kort skal foregå i samme rekkefølge, og at sjekken av nye lånere mot nasjonalt register blir gjort aller først i registreringsprosessen. I dag er det 2 ulike måter å registrere helt nye lånere på, avhengig av om de skal ha lokale eller nasjone kort, noe som kan være vanskelig, spesielt for nyansatte.

Dette er ønsket av Trondheim folkebibliotek på utlaan@bibliofil.no, og er også ønsket av flere andre. Tore jobber videre med denne saken.

http://problem.bibsyst.no/cgi-bin/bugzilla/show_bug.cgi?id=18688

6. HUSKING AV LÅNER VED INNLEVERING AV MATERIALE MED MANGLENDE INNHOLD

Muligheter for å slå på «husk låner» for alle innleveringer, også innleveringer utenom automatene. (Jfr problemmeldinger 18510, 18655 og 18619). Flere har ytret ønske om at man i en begrenset periode etter innlevering skal ha mulighet til å finne ut hvem som sist lånte et dokument, for eksempel hvis noe mangler. Flere som har gått over til RFID etterlyser en slik løsning. Det ble diskutert om det er noen betenkeligheter med å ta vare på denne informasjonen. Låner har fått kvittering for innlevering, hva med da å tilbakeføre lån på låner? Og hva hvis andre har «fått tak i» materialet i mellomtiden og det fortsatt står på «gammel» låner. Parameteren kan settes for alle innleveringer i dag, men den er skjult og biblioteket må ta kontakt med Bibliotek-Systemer for å slå den på.

Trondheim ønsker seg også en løsning for automatisk oppfølging/purring av innlevert materiale med manglende innhold. Det er mye manuell oppfølging med dette.

http://problem.bibsyst.no/cgi-bin/bugzilla/show_bug.cgi?id=17244

Kort fortalt ønskes automatisert rutine: – Lydboka lånes ut til låner på nytt med en dags frist og spesiell status/farge som angir at innhold mangler, automatisert purring med tydelig ordlyd som forteller hva som mangler. Og ditto fakturering og inkasso. Tore vil jobbe videre med å lage en slik løsning.

7. NYHETER – PRESENTERT AV TORE:

Maksimal lånetid erstatter antall fornyelser. Der det tidligere har vært begrensninger som gikk på antall fornyelser er dette nå endret til å begrenses på maksimal lånetid. På dokumenttype og lånekategori kan det nå legges inn en maksimal lånetid. Utlånt materiale kan ikke lenger fornyes utover den maksimale lånetiden som er definert. I TkUtlån kan det fornyes som tidligere, men da med et ekstra kontrollspørsmål. Dersom det ikke er satt opp noen maksimal lånetid, noe som vil være tilfelle hos alle før de går inn og setter det, så vil en maksimal lånetid beregnes. Den settes da til lånetiden + 3 ganger fornyelsestid på lånerkategorien eller dokumenttypen. Maksimal lånetid satt på dokumenttypen har alltid høyest prioritet av de to. Tjenesten for å fornye alle lån med én sms – BIB FORNY – blir også omfattet.

Ny mulighet for gebyrberegning. Det er laget en ny måte å angi purregebyr på som tillater en mer fleksibel setting av gebyrer. Dette har vært diskutert lenge. VIKTIG: For de som har et purregebyroppsett som de mener fungerer som det skal er det ikke nødvendig å gjøre noe. Det gamle oppsettet vil fungere til man bestemmer seg for å ta i bruk det nye.

Kolonner i TkUtlån. Det kommer en mulighet for å styre hvilke kolonner med data som skal vises i utlån. Dette gjøres ved hjelp av kombinasjonen ctrl+høyre musetast når du står med markøren på kolonneoverskriften. Da kommer det opp en liste hvor man kan hake av de kolonnene man ønsker.

Skriftstørrelse i TkUtlån. Ved å kombinere ctrl-tasten med + kan man øke skriftstørrelsen. Størrelsen øker med antall tastetrykk. På samme måte kan størrelsen reduseres ved å kombinere ctrl-tasten – (minustegnet). Og ved å kombinere ctrl-tasten med = nullstilles det og man får tilbake standard størrelse. Dette er på plass hos noen bibliotek i dag, og vil etterhvert komme hos alle.

Mulighet til å prioritere lokale lånere i reserveringskø og fjernlånssammenheng. Denne muligheten er nå på plass hos alle og kan slås på hos de som ønsker det – i parametersetting for tkutlån, fanekort Fjern/Innlån/Depot. Når denne slås på er det bare nye bestillinger som bestilles etter denne datoen som omfattes av ordningen. Det vil også medføre at nummer i reserveringskø ikke nødvendigvis sier noe om når «eksterne» lånere kan forvente å få materialet, fordi en eventuell ny reservering til lokal låner vil gå foran i køen.

Karenstid. Det arbeides med en løsning hvor man kan sikre at nytt og aktuelt materiale forbeholdes lokale lånere en viss tid før andre får mulighet til å fjernlåne det. Bibliotekene vil kunne parameterstyre hvor mange dager det skal gå før nytt materiale kan lånes av eksterne lånere, inkludert andre bibliotek – regnet fra dato for når første eksemplar dukker opp «på hylla». Denne innstillingen bør kunne erstatte eventuelle filtre som er satt lokalt mange steder, som for eksempel avgrensingen på årstall. Innstillingen for karensdager er på plass nå (når referatet skrives) – og finnes i fellesinnstillinger for websøk > søking > Antall karensdager før en tittel tilbys for fjernlån (rett etter parameteren for Norgeslånfilteret).

Odd Arne stiller spørsmål ved hvordan disse bør «underslås» for andre enn lokale lånere. Bør vi sende med informasjon om hvor mange eksemplarer som er tilgjengelig for fjernlån til samsøk? Bibliotek-Systemer v/Odd Arne ønsker gode innspill her. Det kan fort bli misvisende for lånere dersom det ikke kommer fram før de trykker bestill at titler ikke er til fjernlån. Man risikerer at samsøk viser ledig, men at man deretter i selve bestillingsprosessen ender opp uten å finne noe sted å bestille fra. Både visningen av dette, og hvordan man eventuelt kan hjelpe låneren videre, er noe vi ønsker bibliotekenes mening om! Kom med tilbakemeldinger!

Rydde opp i gamle reserveringer. Det bør sendes en e-post til lånere som har stått lenge i kø – med en lenke slik at låner kan slette reserveringen hvis de ønsker.

7. EVENTUELT

Ønske om lokalt kommentarfelt ved depotbestillinger. Slik det er nå kan man legge på kommentarer etterpå, men det er ønskelig at et slikt felt legges til i selve skjemaet slik at melding kan legges på med en gang.

http://problem.bibsyst.no/cgi-bin/bugzilla/show_bug.cgi?id=17248

Sortering på purrebrev. Når bibliotek som har lånt depot, fra f.eks. DFB, får purring så er ikke disse sortert på noen hensiktsmessig måte. Det er ønskelig at de for eksempel sorteres på språk slik at det blir lettere for de som får purringen. Tore jobber med dette.

Kopiere låners nummer og navn fra TkUtlån. Ønske om å kunne få med låners navn når man bestiller innlån til lokale lånere – altså å kopiere direkte fra utlånsbildet i Bibliofil og lime inn i bestillingen. (Kommentar – dette har kommet på plass etter fagutvalgsmøtet – og ble sendt ut 19.4.:

http://problem.bibsyst.no/cgi-bin/bugzilla/show_bug.cgi?id=7886)

Tidspunkt for fagutvalgsmøtet. I forkant av fagutvalgsmøtet i år ble det foreslått å legge møtet i tilknytning til brukermøtet – for at det skal være lettere å samle alle. Da må man i tilfelle sette av tid til det dagen før selve brukermøtet. Det lot seg ikke gjøre i år fordi reiser var ordnet med. Vi ser også fordelen med at det går noen uker fra fagutvalgsmøtet til brukermøtet. Konklusjonen ble at det er en fordel med noe tid mellom disse møtene. I år kom fagutvalgsmøtet for tett inn på brukermøtet, noe som skyldes bibliotekmøtet og deretter påsken. Neste år bør fagutvalgsmøtet legges minst én måned før brukermøtet.

Veslemøy Grinde, referent

 

Møtereferater fra Fagutvalg for utlån i perioden 1997 – 2011, fra arkiv:

06.04.2011:    Referat fra møte
08.04.2010:   Referat fra møte
29.04.2008:   Referat fra møte
09.05.2007:   Referat fra møte
03.05.2006:   Referat fra møte
03.05.2005:   Referat fra møte
11.05.2004:    Referat fra møte
12.09.2000:   Referat fra møte
17.11.1997:      Referat fra møte

Status utlån mai 2008
Status utlån mai 2007

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *