Vedtekter

Stiftelsesmøte Lillehammer 3. mai 2011
Vedtekter

Foreningens navn og sete
Navn: Bibliofilforeningen
Foreningens hovedkontor er i Larvik.

Formål:
Foreningen har som formål å bidra til skape et best mulig biblioteksystem for bibliotekene som bruker Bibliofil, gjennom å være et forum for kontakt og faglig samarbeid mellom brukerbibliotekene og systemleverandøren.

Juridisk:
Foreningen er selveiende og en frittstående juridisk person med upersonlig og begrenset ansvar for gjeld.

Medlemskap:
Alle bibliotek som bruker Bibliofil vil automatisk være medlemmer.

Årsmøtet fastsetter medlemsavgiften.

Regler for foreningens organer og disses kompetanse:

Styret (Arbeidsutvalget)

1. Styret består av fire personer valgt av årsmøtet/brukermøtet. Ulike typer bibliotek skal være representert. Det velges to vararepresentanter. Utvalget velges for to år av gangen. Utvalgets leder velges av årsmøtet/brukermøtet for ett år av gangen. Det bør alltid sitte igjen to fra det gamle styret når det velges nytt, dvs. det er to på valg hvert år.

2. Styrets oppgaver består i å samle inn henvendelser fra brukerne, holde kontakt med fagutvalgene og i samråd med Bibliotek-Systemer A.s å arrangere årsmøtene. Tidspunkt og sted for neste årsmøte bestemmes av styret. Styret står ansvarlig for den faglige gjennomføringen av møtene, utarbeider saksliste og legger frem forslag til prioritering av ønsker overfor Bibliotek-Systemer As.

3. Styret representerer brukerne i generelle sammenhenger overfor Bibliotek-Systemer As.

4. Alle medlemmene/bibliotekene betaler et årlig tilskudd som svarer til deres størrelse sett i forhold til bruksretter, for å finansiere 1-2 årlige møter i Styret.

Fagutvalg

1. Fagutvalgene skal bistå systemleverandøren i utviklingen av Bibliofils ulike moduler.

2. Fagutvalgene skal bestå av medlemmer fra brukerbibliotek og systemleverandør.

3. De store fagutvalgene, katalog/søk og utlån, skal ha minst fire representanter fra brukerbibliotekene og minst en representant fra systemleverandør.

4. Fagutvalg for brukertjenester skal bestå av 1 representant fra fagutvalg for utlån, 1 representant fra fagutvalg for katalog og 1 representant fra fagutvalg for søk og 2 representanter fra bibliotekene (1 fra bibliotekene og 1 fra skolene).

5. De mindre fagutvalgene skal ha minst tre representanter fra brukerbibliotekene og minst en representant fra systemleverandør.

6. Medlemmene velges for 2 år av gangen. Leder velges av Årsmøtet/Brukermøtet for ett år av gangen.

7. Ulike typer bibliotek bør være representert.

8. Fagutvalgene kommuniserer jevnlig via f.eks e-post. De store fagutvalgene bør i tillegg ha minst et møte pr år. De andre fagutvalgene har møter etter behov. Nyoppretta fagutvalg skal ha møte seinest fem måneder etter Årsmøtet. Det enkelte fagutvalget, ved leder, kontakter Bibliotek-Systemer As når det ønskes møte i fagutvalget. Bibliotek-Systemer As innkaller til møtene.

9. Medlemmene av fagutvalgene plikter å melde fra til Styret og sitt eget fagutvalg hvis de ikke lenger kan delta i utvalgsarbeidet (f.eks. ved permisjoner). Styret ber valgkomiteen finne et nytt medlem som skal fungere fram til neste valg. Nyoppnevnte medlemmer kommer på valg ved neste Årsmøte.

10. Fagutvalgene ved leder skal skriftlig informere styret om sitt arbeid. Dette gjøres to ganger pr år, innen 1.desember og 1. mai. Styret formidler dette videre til brukerbibliotekene via forum.

11. Brukerbibliotekene melder endringsforslag og synspunkter vedrørende de respektive moduler direkte til fagutvalget, med kopi til forum@bibsyst.no. Fagutvalget plikter å gi svar til forslagsstiller, med kopi til forum@bibsyst.no

12. Fagutvalgenes arbeid suppleres av testgrupper ved utvikling eller større endring av moduler. Disse testgruppene opprettes og nedlegges av Bibliotek-Systemer As ved behov, men tilhørende fagutvalg skal alltid inngå som medlemmer i testgruppene.

13. Årsmøtet har det formelle ansvaret for å opprette/nedlegge et fagutvalg, velge medlemmer og godkjenne mandatet.

14. Møter i fagutvalgene som innkalles av Bibliotek-Systemer As, dekkes av dem.

Valgkomité

Valgkomiteen utpekes av årsmøtet.
Valgkomiteen består av to representanter og en vararepresentant.
Komiteen velges for to år av gangen. Det bør alltid sitte igjen en representant fra den forrige komiteen.

Valgkomiteen foreslår medlemmer til styret, til fagutvalgene og til valgkomiteen.

Regler for årsmøte/brukermøte

Generelt
Årsmøtet er et forum for kontakt og faglig samarbeid mellom brukerbibliotekene og systemleverandøren. Andre parter kan innkalles til møtet etter behov.
Kontrakter mellom det enkelte bibliotek og Bibliotek-Systemer As har prioritet framfor årsmøtets/brukermøtets avgjørelser.

Årsmøtet har rådgivende myndighet overfor systemleverandøren når det gjelder saker som angår videreutvikling av Bibliofil, herunder prioritering av satsningsområder. Bibliotek-Systemer As oppfordres til å ta hensyn til brukermøtets ønsker og krav.

Årsmøtet har formell myndighet når det gjelder

  • Saker som angår organisering av årsmøter, styret, fagutvalg og andre fora underlagt brukermøtet
  • Opprettelse/nedleggelse av fagutvalg og andre samarbeidsorgan
  • Valg av medlemmer til styret, fagutvalg og valgkomite
  • Fastsettelse av mandat/regelverk for årsmøter/brukermøter, styret, fagutvalg og valgkomité.

Valg avgjøres ved simpelt flertall blant de fremmøtte representanter for brukerbibliotekene.
Praktisk gjennomføring
Årsmøter/brukermøter avholdes minst en gang pr. år. Innkalling skal sendes ut minimum 1 måned i forveien. Detaljert saksliste kan evt. sendes ut senere.

Deltakerne betaler selv reise og deltakeravgift. Medlemmer i styret får dekket nødvendige utgifter i forbindelse med Årsmøtet/Brukermøtet. Leder av fagutvalgene får kr 500 i rabatt på deltakeravgiften.

Styret har ansvar for å arrangere møtet i samarbeid med Bibliotek-Systemer As.

Styrets oppgaver:

  • Fastsette tid og sted for årsmøtet/brukermøtet, bestemme program og sette opp saksliste.
  • Møteledelse og praktisk gjennomføring, herunder samarbeid med evt. lokalt bibliotek.
  • Informasjon til brukerbibliotekene om møtet.
  • Legge til rette for deltakelse fra de ulike bibliotekene når det gjelder ønsker og krav til saker som skal tas opp og praktisk gjennomføring.

Bibliotek-systemer AS’ oppgaver:

  • ansvar for påmelding, fakturering
  • kontakt med hotell/kurssted

Ekstraordinært årsmøte

Ekstraordinært årsmøte holdes etter styrets beslutning.

Vedtektsendring

Endringer i foreningens vedtekter vedtas av årsmøtet. Vedtak om endringer krever 2/3 flertall av de møtende medlemmene.

Foreningens oppløsning

Vedtak om foreningens oppløsning treffes av årsmøtet og krever 2/3 flertall av de møtende medlemmene.

Medlemsavgift

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *